Stok Kontrol Ajanı: Eksi Stok, Sayım Açığı ve Fire Her Sabah Taranır
Stok kontrol, ERP’deki stok kayıtlarının depodaki gerçek durumla tutarlı olup olmadığının düzenli olarak denetlenmesidir. Şirket Ajanları’ndaki Stok Kontrol Ajanı bu denetimi her sabah ERP’niz üzerinde yapar: eksiye düşen ürünleri, depo bazında eksi stoğu, sayım açığını, fire kayıtlarını ve üretimdeki reçete sapmalarını bulur, hangi kayıtta olduğunu gösteren kanıtla sorumlusuna iletir.
Örnek görünüm
Tanım
Stok kontrol ajanı nedir?
Stok kontrolü çoğu firmada iki biçimde yapılır: dönem sonunda yapılan fiziki sayım ve sorun çıktığında yapılan inceleme. İkisinin ortak noktası, sorunun oluştuktan çok sonra fark edilmesidir. Eksiye düşen bir ürün, yanlış depoya yazılmış bir çıkış ya da tekrar eden bir sayım farkı haftalarca raporlara yanlış rakam taşır; maliyet hesabı, sipariş kararları ve bilanço bu rakamla yapılır.
Stok kontrol ajanı, bu denetimi her gün ERP’niz üzerinde yapan bir yapay çalışandır. Şirket Ajanları’nda bu görevi Stok Kontrol Ajanı üstlenir. Ajan her sabah ERP’nizdeki stok hareketlerini, depoları, sayım ve fire fişlerini, üretim yapıyorsanız iş emirlerini ve reçeteleri tarar. Kontroller kesin kurallarla çalışır: sorunlu kaydı ya bulur ya bulamaz, tahmin yürütmez. Bir sorun bulduğunda hangi ürün, hangi depo ve hangi miktar olduğunu gösteren kanıt satırlarıyla bir bulgu açar ve depo sorumlunuza iletir.
Stok Kontrol Ajanı, ERP’nize yalnız okuma amacıyla bağlanır. Bir düzeltme gerektiğinde, örneğin bir sayım farkının stoğa işlenmesi, işlemi hazırlar ve onayınıza sunar; siz onaylamadan ERP’nize hiçbir kayıt yazılmaz.
Bugün ve yarın
Stok tutarsızlıkları bugün ne zaman fark ediliyor?
-
BugünEksiye düşen stok, dönem sonu kapanışında ya da bir sipariş karşılanamadığında fark ediliyor.
Stok Kontrol Ajanı ileEksi stok, oluştuğu günün ertesi sabahı hangi üründe ve ne kadar olduğuyla birlikte panonuza gelir.
-
BugünToplam stok doğru görünürken tek bir depoda eksi stok oluşuyor ve kimse görmüyor.
Stok Kontrol Ajanı ileMikro’da depo bazında eksi stok ayrıca kontrol edilir; sorunlu depo kanıtta yer alır.
-
BugünSayım farkları her dönem stoktan düşülüyor, tekrar edip etmediğine bakılmıyor.
Stok Kontrol Ajanı ileSayım fişiyle düşülen miktarlar ürün bazında toplanır; tekrar eden açık kayıp sinyali olarak raporlanır.
-
BugünÜretimde reçeteden sapan sarf, maliyet raporu bozulana kadar görülmüyor.
Stok Kontrol Ajanı ileReçete sapması, reçetesiz üretim girişi ve uzun süre açık kalan iş emirleri her sabah taranır.
Nasıl çalışır
Stok kontrolü dört adımda devreye girer
Stok Kontrol Ajanı, Şirket Ajanları ekibinin bir parçası olarak kurulur. Ayrı bir kurulum ya da ayrı bir program gerekmez.
-
ERP’nizi bağlayın
Mikro, Logo, Netsis, SAP Business One ya da kendi veritabanınızı ERP Asistanı Köprü ile bağlarsınız. Köprü yalnız dışarıya bağlanır; güvenlik duvarında port açmanız gerekmez.
-
Depo sorumlusunu tanımlayın
Rol rehberinde depo ve stok sorumlunuzu e-posta adresiyle girersiniz. Stok bulguları bu kişiye iletilir; rehberde karşılığı olmayan bulgu yöneticiye gider.
-
Sabah taraması başlasın
Ajan her gün belirlediğiniz saatte, varsayılan olarak 06:00’da, stok kontrollerini ERP’nizde çalıştırır. Taramanın saatini şirket ayarlarından değiştirebilirsiniz.
-
Bulguyu inceleyin
Bulgu kanıt satırlarıyla panoya gelir; yüksek önemli olanlar sorumlusuna e-postayla da iletilir. Sorun ERP’de giderildiğinde bulgu kendiliğinden kapanır.
Hazır kontroller
Stok Kontrol Ajanı hangi kontrolleri yapar?
Kontrollerin bir kısmı her ERP’de, bir kısmı ise o ERP’nin veri yapısının izin verdiği yerde çalışır. Ajan, ERP’nizde karşılığı olmayan kontrolü kendisine bağlamaz; olmayan bir denetimi varmış gibi göstermez.
Negatif stok. Eldeki miktarı eksiye düşen ürünler. Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır ve yüksek önemli bulgu açar.
Depo bazında negatif stok. Toplam stok pozitifken tek bir depoda eksiye düşen ürünler. Çok depolu firmalarda en sık gözden kaçan tutarsızlıktır. Mikro’da çalışır.
Sayım açığı. Son 90 günde sayım fişleriyle stoktan düşülen miktarlar ürün bazında toplanır. Süreklileşen sayım açığı bir kayıp sinyalidir. Mikro’da çalışır.
Fire ve zayiat. Fire fişleriyle stoktan düşülen ürünler dönem bazında listelenir. Fire kaydı olağandır; ajan olağanın üzerine çıkan ürünlere dikkat çeker. Mikro’da çalışır.
Üretim kaynaklı stok bütünlüğü. Reçetesi tanımlı olmadan yapılan üretim girişleri, teorik ve gerçek sarf arasında %20’yi aşan reçete sapması ve 14 günden uzun süredir açık kalan iş emirleri. Mikro ve SAP Business One’da çalışır.
Kendi veritabanınız. Hazır kontrol bağlanmaz; ajanlar ilk taramada tablolarınızı keşfeder ve negatif stok, veri tazeliği gibi kontrolleri sizin tablo yapınıza göre tasarlar. Her kontrol kaydedilmeden önce gerçek veritabanınızda denenir.
Bulgu örneği
Bir negatif stok bulgusu neleri taşır?
Ajanın açtığı bulgu, sorunu sizin de doğrulayabileceğiniz kayıtlarla gelir. Depo sorumlusu, hangi ürüne bakacağını aramak zorunda kalmaz.
Bulgu e-postasında ilk beş kanıt satırı yer alır; tamamı Şirket Ajanları panosundaki Bulgular sekmesindedir.
- Kanıt
- Stok kodu, ürün adı, depo ve eldeki miktar; sorunlu satırların gerçek toplam sayısı.
- Teyit
- Yüksek önemli bulgu açılmadan önce ikinci, bağımsız bir sayımla doğrulanır.
- Kime gider
- Rol rehberindeki depo sorumlusuna; kişi başına günde en çok 10 bulgu e-postası.
- Diğer ajanlar
- Satın Alma Ajanı’na “bu ürünler için tedarik değerlendirilmeli” notu bırakılır.
- Kapanış
- Eksik alış kaydı girildiğinde ya da hareket düzeltildiğinde bulgu kendiliğinden kapanır.
Yok saydığınız bir bulgu aynı sorun için bir daha açılmaz.
Eksi stok
Eksi stok neden oluşur, ajan neyi işaret eder?
Eksi stok bir sonuçtur; asıl sorun çoğu zaman başka bir kayıttadır. Stok Kontrol Ajanı bulguyu açarken bu sebepleri ayırt etmenize yardımcı olacak bilgiyi kanıta koyar.
Girilmeyen alış. Mal depoya girmiş, satılmış ya da sevk edilmiş, ama alış irsaliyesi ya da faturası henüz ERP’ye işlenmemiştir. En sık sebeptir; alış kaydı girilince bulgu kapanır.
Yanlış depoya yazılan hareket. Çıkış, malın bulunduğu depodan değil başka bir depodan yapılmıştır. Toplam stok doğru görünür ama iki depo birden yanlıştır. Bu yüzden Mikro’da depo bazında kontrol ayrıca çalışır.
Birim ya da miktar hatası. Koli yerine adet ya da adet yerine koli girilmiştir. Eksi miktarın büyüklüğü bu durumda dikkat çekicidir.
Sayım farkı. Fiziki sayımda bulunan miktar sistemdekinden azdır ve fark henüz işlenmemiştir. Mikro’da ajan, sayım fişiyle stok girişi işlemini hazırlayıp onayınıza sunabilir; işlem yalnız siz onayladığınızda ERP’ye yazılır ve geri alınabilir.
Eksi stok bulgusu çıktığında Stok Kontrol Ajanı, Satın Alma Ajanı’na tedariğin değerlendirilmesi notunu bırakır. Satın alma tarafında neler olduğunu satın alma planlama sayfasında anlatıyoruz.
Kayıp sinyali
Sayım açığı ve fire: tekrar eden farkı görün
Her sayımda küçük farklar çıkması olağandır. Sorun, aynı ürünlerde her dönem aynı yönde fark çıkmasıdır; bu durum kayıp, hatalı mal kabulü ya da kayıt dışı çıkış işareti olabilir. Ancak her sayım ayrı bir fiş olduğu için bu tekrar, fişlere tek tek bakılarak fark edilmez.
Sayım açığı kontrolü son 90 günde sayım fişleriyle stoktan düşülen miktarları ürün bazında toplar. Aynı ürün listede her dönem görünüyorsa bu bir rastlantı değildir; bulgu yüksek önemle açılır ve depo sorumlusuna iletilir.
Fire izleme fire fişleriyle stoktan düşülen ürünleri listeler. Gıda, kozmetik ya da kırılabilir ürün satan firmalarda fire olağandır; ajan fire kaydının kendisini değil, olağanın üzerine çıkan ürünleri dikkatinize sunar.
Bu iki kontrol Mikro’da hazırdır. Diğer ERP’lerde aynı soruyu Stok Kontrol Ajanı’na sohbette sorabilir ya da ERP Asistanı’na Türkçe yazabilirsiniz: “Son altı ayda sayım farkı en çok çıkan on ürün hangileri?”
Üretim
Üretim yapan firmalarda stok bütünlüğü
Üretim yapan bir firmada stok yalnız alış ve satışla değişmez; her üretim girişi hammaddeyi düşer, mamulü artırır. Reçetede ya da üretim kaydında yapılan bir hata, hem hammadde hem mamul stoğunu bozar. Stok Kontrol Ajanı bu nedenle Mikro ve SAP Business One’da üretim kayıtlarını da denetler.
Reçetesiz üretim girişi. Ürün reçetesi tanımlı olmadan yapılan üretim girişi, hammadde düşümü yapılmadan mamul stoğunu artırır.
Reçete sapması. Dönemin üretim miktarına göre reçetenin öngördüğü teorik sarf, gerçekleşen sarfla karşılaştırılır; fark %20’yi aşarsa bulgu açılır. Bulgu çıktığında Maliyet Kontrol Ajanı’na ürün maliyetinin etkilenmiş olabileceği notu bırakılır.
Uzun süre açık kalan iş emirleri. 14 günden uzun süredir kapatılmamış iş emirleri listelenir. Biten ama kapatılmayan iş emri, planlama ve maliyet raporlarında yanlış görünür.
Sıfır maliyetli üretim girişi ise Maliyet Kontrol Ajanı’nın kontrolüdür; maliyet ve fiyat tarafındaki denetimleri fatura kontrolü sayfasında anlatıyoruz.
Kritik ve ölü stok
Kritik stok ve ölü stok listesi düzenli rapor olarak
Kritik stok ve ölü stok, yukarıdaki kontrollerden farklı bir ihtiyaçtır: sorun olsa da olmasa da listeyi düzenli görmek istersiniz. Bu yüzden Şirket Ajanları’nda bu listeler bir kontrol olarak değil, ajana verilen kalıcı görev olarak kurulur.
Stok Kontrol Ajanı’na şöyle yazmanız yeterlidir: “Her sabah 08:00’de son 90 günün satış hızına göre 7 günden az yetecek stoğu kalan ürünleri Excel olarak depo@firmaniz.com.tr adresine gönder, liste boşsa gönderme.” Ajan raporun sorgusunu kurar, görevi kaydetmeden önce gerçek veritabanınızda dener ve listeyi her sabah ajanın adıyla gönderir. Aynı yolla “her ayın ilk günü, 180 gündür hareket görmeyen ürünleri değeriyle birlikte gönder” gibi bir ölü stok raporu da kurulur.
Raporun nasıl kurulduğunu ve hangi güvencelerden geçtiğini otomatik rapor gönderimi sayfasında ayrıntılı anlatıyoruz. Stok durumunu o an analiz etmek isterseniz ERP stok analizi sayfasına, gün içinde sık aralıkla eşik takibi isterseniz ERP uyarı sistemi sayfasına bakın.
Karşılaştırma
Elle stok kontrolü ile Stok Kontrol Ajanı
Stok kontrolleri çoğu firmada yapılıyor; fark, ne sıklıkla ve ne kadar kanıtla yapıldığındadır.
| Konu | Elle stok kontrolü | Stok Kontrol Ajanı |
|---|---|---|
| Sıklık | Dönem sonunda ya da sorun çıkınca | Her sabah, belirlediğiniz saatte |
| Kapsam | Bakılan rapora bağlı | Eksi stok, depo bazında eksi stok, sayım açığı, fire ve üretim |
| Kanıt | Raporda satır satır aranır | Bulgu, sorunlu kayıtlar ve toplam sayıyla gelir |
| Bildirim | Fark eden kişiye bağlı | Rol rehberindeki depo sorumlusuna e-postayla |
| Düzeltme | ERP’de elle, iz bırakmadan | Ajan hazırlar, siz onaylarsınız; geri alınabilir |
| Takip | Sorunun çözülüp çözülmediği izlenmez | Sorun giderilince bulgu kendiliğinden kapanır |
Ajan ekibinin tamamı ve diğer kontroller: Şirket Ajanları.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Stok Kontrol Ajanı hangi ERP’lerde çalışır?
Negatif stok kontrolü Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır. Depo bazında eksi stok, sayım açığı ve fire kontrolleri Mikro’da; üretim kontrolleri Mikro ve SAP Business One’da hazırdır. Kendi veritabanınızda ajanlar tablolarınızı keşfedip kontrolleri sizin yapınıza göre tasarlar.
Stok kontrolü ne sıklıkla yapılır?
Stok kontrolleri her gün belirlediğiniz saatte, varsayılan olarak sabah 06:00’da çalışır. Saati Şirket Ajanları’nın şirket ayarlarından değiştirebilirsiniz.
Ajan stok kayıtlarımı kendisi düzeltir mi?
Hayır. Ajan ERP’nizi yalnız okur. Mikro’da bir sayım farkının stoğa işlenmesi gibi bir düzeltme gerektiğinde işlemi hazırlar ve onayınıza sunar; siz onaylamadan ERP’nize yazılmaz ve uygulanan işlem geri alınabilir.
Kritik stok uyarısı da verir mi?
Kritik stok listesi ajana kalıcı görev olarak verilir: hangi kurala göre, hangi saatte ve hangi adrese gönderileceğini yazarsınız. “Liste boşsa gönderme” derseniz e-posta yalnız kritik seviyenin altında ürün olduğunda gelir.
Bulgu kime iletilir?
Bütün bulgular Şirket Ajanları panosunda görünür. Yüksek önemli bulgular rol rehberinde tanımladığınız depo sorumlusuna e-postayla da iletilir; rehberde karşılığı yoksa bulgu yöneticiye gider.
Eksi stok giderildiğinde ne olur?
Ajan bir sonraki taramada aynı kontrolü yeniden çalıştırır. Sorunlu kayıt artık yoksa bulgu kendiliğinden kapanır; ayrıca bir işlem yapmanız gerekmez.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açtığınızda 24 saat boyunca bütün menüleri deneme kredisiyle denersiniz. ERP’nizi bağlamadıysanız Şirket Ajanları örnek şirket verisiyle açılır.
Stok tutarsızlıklarını oluştuğu gün görün.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, depo sorumlunuzu rol rehberine ekleyin; Stok Kontrol Ajanı ertesi sabah ilk taramasını yapsın.