Nakit Akışı Takibi: Tahsilat ve Ödemelerinizi ERP Verinizden İzleyin
Nakit akışı takibi, firmanın önümüzdeki günlerde hangi tahsilatı alacağını ve hangi ödemeyi yapacağını önceden görmesidir. Şirket Ajanları’ndaki Finans ve Nakit Akışı Ajanı bu takibi ERP’nizdeki kasa, banka, çek, senet ve cari vade kayıtlarından yapar: sorularınızı ERP verinizle yanıtlar, nakit projeksiyonunu ve vadesi geçen alacak listesini belirlediğiniz gün ve saatte e-postanıza gönderir.
Örnek görünüm
Tanım
Nakit akışı takibi nedir?
Kârlı çalışan bir firma da nakit sıkışıklığı yaşayabilir. Satış yapılmıştır ama tahsilat vadesi gelmemiştir; tedarikçi ödemesinin, çek vadesinin ve maaş gününün aynı haftaya denk gelmesi, kâğıt üzerindeki kârı o hafta için anlamsız kılar. Nakit akışı takibi, bu tabloyu önceden görmek için yapılır: bugünkü kasa ve banka bakiyesine önümüzdeki günlerde beklenen tahsilatlar eklenir, yapılacak ödemeler düşülür ve bakiyenin hangi gün en düşük seviyeye ineceği bulunur.
Bu hesabın verisi ERP’nizde zaten vardır: cari hareketlerin vadeleri, çek ve senet portföyü, kasa ve banka bakiyeleri. Sorun, bu verinin düzenli olarak bir araya getirilmemesidir; çoğu firmada nakit tablosu haftada bir Excel’de elle güncellenir ve güncellenmediği hafta en çok ihtiyaç duyulan haftadır.
Şirket Ajanları’nda Finans ve Nakit Akışı Ajanı bu işin sahibidir. Ajan finans sorularınızı ERP verinizle yanıtlar, düzenli finans raporlarını kalıcı görev olarak üstlenir ve döviz kurlarındaki belirgin değişimi bildirir. Ajan ERP’nize yalnız okuma amacıyla bağlanır; banka hesaplarınıza bağlanmaz, ERP’nizdeki kasa ve banka kayıtlarıyla çalışır.
Bugün ve yarın
Nakit tablosu bugün nasıl hazırlanıyor?
-
BugünNakit tablosu haftada bir Excel’de elle güncelleniyor; yoğun haftalarda güncellenmiyor.
Finans ve Nakit Akışı Ajanı ileProjeksiyon belirlediğiniz gün ve saatte ERP verinizden hazırlanıp e-postanıza gelir.
-
BugünVadesi geçen alacaklar ancak nakit ihtiyacı doğduğunda tek tek takip ediliyor.
Finans ve Nakit Akışı Ajanı ileVadesi geçen alacak listesi her sabah cariye göre sıralanmış olarak gelir.
-
BugünBakiyenin hangi gün eksiye düşeceği, o gün yaklaşınca fark ediliyor.
Finans ve Nakit Akışı Ajanı ile“Beklenen bakiye eksiye düşerse bildir” görevi yalnız sonuç olduğunda e-posta gönderir.
-
BugünKurdaki ani değişimin dövizli işlemlere etkisi sonradan hesaplanıyor.
Finans ve Nakit Akışı Ajanı ileTCMB günlük kurundaki belirgin değişim panonuza bilgi olarak iletilir.
Nasıl çalışır
Nakit akışı takibini dört adımda kurun
Finans ve Nakit Akışı Ajanı, Şirket Ajanları ekibiyle birlikte kurulur. Takibin biçimini ajana yazılı olarak iletirsiniz.
-
ERP’nizi bağlayın
Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One’ı ERP Asistanı Köprü ile bağlarsınız. Ajan kasa, banka, çek, senet ve cari hareketlerinizi bu bağlantıdan okur.
-
Ajana sorun
“Önümüzdeki 30 günde hangi gün nakit açığı oluşur?” gibi bir soruyu ajanın sohbetine yazarsınız. Ajan ERP’nizde okuma sorguları çalıştırır ve cevabı verir.
-
Raporu kalıcı göreve çevirin
Beğendiğiniz cevabı düzenli rapor olarak istersiniz: hangi gün, hangi saat, hangi adres ve hangi biçim. Ajan görevi kurmadan önce sorguyu gerçek veritabanınızda dener.
-
Gelen kutunuzda izleyin
Rapor belirlediğiniz saatte, ajanın adıyla e-postanıza gelir. Görevi panodaki Görevler sekmesinden durdurur, yeniden başlatır ya da kaldırırsınız.
Sohbet
Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na neler sorulur?
Finans ve Nakit Akışı Ajanı’nın sohbeti, finans ekibinizin ERP verisi üzerinde çalışan bir analistidir. Bir konuşmada çalıştırabileceği sorgu sayısına sınır konmaz; ajan gerekirse ERP’nizin tablo yapısını ERP Asistanı’nın bilgi tabanından öğrenir ve sorguyu buna göre yazar.
Örnek sorular:
- “Önümüzdeki dört haftanın beklenen tahsilat ve ödemelerini hafta hafta göster.”
- “Bu ay vadesi gelen müşteri çeklerinin toplamı ve en büyük beş çek.”
- “Vadesi geçmiş borçlarımızı tedarikçiye göre önceliklendir.”
- “Dövizli borçlarımızın bugünkü kurla Türk lirası karşılığı ne kadar?”
- “Ödemeleri bir hafta ertelersek nakit açığı oluşan gün değişir mi?”
Ajan finans hakkında öğrendiklerini hafızasına not eder; örneğin hangi bankanın hangi hesap koduyla tutulduğunu ya da hangi cari grubunun ödeme alışkanlığının farklı olduğunu. Bir sonraki konuşmada bunları yeniden anlatmanız gerekmez. Ajanın ne bildiğini Hafıza sekmesinde görürsünüz.
Projeksiyon
Nakit projeksiyonu nasıl hesaplanır, sınırları nelerdir?
Başlangıç noktası. Projeksiyon, ERP’nizdeki bugünkü kasa ve banka bakiyesinden başlar.
Beklenen hareketler. Önümüzdeki günlerin vadeli tahsilatları eklenir, vadeli ödemeleri düşülür ve bakiye gün gün ilerletilir. Böylece bakiyenin en düşük seviyeye indiği gün ve dönem sonunda beklenen bakiye görünür.
Vadesi geçmiş beklentiler. Vadesi geçtiği hâlde tahsil edilmemiş alacaklar ayrıca gösterilir; bu tahsilatların öne çekilmesi, en düşük günü iyileştirebilir.
Sınırı. Projeksiyon yalnız ERP’ye vadesiyle kaydedilmiş hareketleri görür. ERP’ye girilmemiş düzenli giderler, örneğin maaş ya da kira, tabloda yer almaz. Bu giderleri ajana belirtirseniz projeksiyonda ayrıca dikkate alınmasını isteyebilirsiniz.
ERP’nize göre. Mikro’da hazır bir Nakit Akışı Projeksiyonu analizi bulunur ve aynı hesap ERP Asistanı’nda da sorulabilir. Logo, Netsis ve SAP Business One’da ajan aynı hesabı sizin ERP’nizin tablolarına göre kendisi kurar; kalıcı göreve dönüştürmeden önce sonucu sohbette kontrol edersiniz.
Vadesi geçen alacak
Vadesi geçen alacak takibi her sabah e-postanızda
Nakit akışının en kolay iyileştirilen kalemi, vadesi geçmiş alacaklardır. Bu liste bir uyarı değil, düzenli bir rapordur; bu yüzden Şirket Ajanları’nda kalıcı görev olarak kurulur.
Cari Hesap Ajanı’na ya da Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na şunu yazmanız yeterlidir: “Her sabah 09:00’da vadesi 30 günü geçen alacakları cariye göre, en yüksek tutar en üstte olacak şekilde Excel olarak finans@firmaniz.com.tr adresine gönder.” Ajan raporun sorgusunu kurar ve görevi kaydetmeden önce gerçek veritabanınızda dener. Sorgu hatasız çalıştığı hâlde hiçbir satırı geçiremiyorsa, örneğin hiç doldurulmamış bir alana göre süzüyorsa, görev kurulmaz; her sabah boş bir rapor bu yüzden gelmez.
Listeyi satış temsilcisine göre bölmek de mümkündür: her temsilciye yalnız kendi carilerini içeren ayrı bir görev kurdurursunuz. Çek ve senet vadelerini de içeren ayrı bir rapor istemeniz de yeterlidir.
Alacak durumunu o an analiz etmek isterseniz cari hesap analizi sayfasına bakın. Konunun ayrıntısı: vadesi geçen alacak takibi.
Risk
Tahsilat riskini azaltan önlemler onayınızla
Nakit akışı yalnız raporla değil, riskli carilere yapılan yeni satışın sınırlanmasıyla da korunur. Şirket Ajanları bu adımları hazırlar, uygulama kararını size bırakır.
Satış kilidi ve risk sınırı. Ödeme alışkanlığı bozulan bir cari için Mikro ve Logo’da cari karta satış kilidi, Netsis’te risk sınırının güncellenmesi önerilebilir. İşlem onay kuyruğuna alınır; siz onaylamadan ERP’ye yazılmaz, uygulanan işlemin eski değeri saklanır ve geri alınabilir. Şirket Ajanları SAP Business One’a yazmaz.
Ajanlar arası notlar. Sipariş Takip Ajanı teslim tarihi geçmiş bir sipariş bulduğunda, o müşterinin tahsilat ve risk durumunun gözden geçirilmesi notunu Cari Hesap Ajanı’na bırakır. Satın Alma Ajanı teslim tarihi geçmiş bir alış siparişi bulduğunda, önerilen tedariğin ödeme planına sığıp sığmadığı notunu Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na bırakır.
Döviz kuru. Her sabah TCMB’nin günlük kur verisi alınır. Bir kurdaki günlük değişim varsayılan olarak %1,5’i aşarsa Finans ve Nakit Akışı Ajanı’nın kartına bir kur uyarısı eklenir; aynı gün için tek uyarı açılır. Bu işlem yapay zekâ kullanmaz ve TCMB’ye firmanıza ait hiçbir veri gönderilmez.
Karşılaştırma
Excel nakit tablosu ile Finans ve Nakit Akışı Ajanı
Nakit tablosunun değeri, güncel olduğu sürece vardır.
| Konu | Excel nakit tablosu | Finans ve Nakit Akışı Ajanı |
|---|---|---|
| Veri | ERP’den elle aktarılır | ERP’nizden doğrudan okunur |
| Güncellik | Hazırlandığı günün durumu | Her gönderimde o günün verisi |
| Vadesi geçen alacak | Ayrı bir rapor olarak elle | Her sabah cariye göre e-postanızda |
| Uyarı | Tabloya bakan kişiye bağlı | “Yalnız sonuç varsa gönder” göreviyle |
| Soru | Yeni bir soru yeni bir tablo demek | Ajana sohbette sorulur, cevap ERP verisinden gelir |
Ajan ekibinin tamamı: Şirket Ajanları. Düzenli raporların nasıl kurulduğu: otomatik rapor gönderimi.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Nakit akışı takibi için banka hesabıma bağlanılır mı?
Hayır. Finans ve Nakit Akışı Ajanı banka hesaplarınıza bağlanmaz; ERP’nizdeki kasa, banka, çek, senet ve cari hareket kayıtlarıyla çalışır. Projeksiyonun doğruluğu bu kayıtların güncelliğine bağlıdır.
Nakit açığı oluşacak gün önceden bildirilir mi?
Bunu ajana kalıcı görev olarak verirsiniz: örneğin her sabah projeksiyona bakılmasını ve beklenen bakiye eksiye düşen bir gün varsa size e-posta gönderilmesini istersiniz. Görev yalnız sonuç olduğunda e-posta gönderir.
Vadesi geçen alacak listesi kendiliğinden gelir mi?
Evet, bir kez kalıcı görev olarak tanımladığınızda. Listenin hangi gün ve saatte, hangi adrese, e-posta gövdesinde mi yoksa Excel ya da PDF ekiyle mi gideceğini yazarsınız.
Hangi ERP’lerde çalışır?
Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır. Mikro’da hazır bir nakit akışı projeksiyonu analizi bulunur; diğer ERP’lerde ajan aynı hesabı sizin tablolarınıza göre kurar.
Maaş ve kira gibi giderler projeksiyonda görünür mü?
ERP’ye vadesiyle kaydedilmemiş düzenli giderler projeksiyonda yer almaz. Bu giderleri ajana belirterek ayrıca dikkate alınmasını isteyebilirsiniz.
Ajan riskli bir cariyi kendisi kilitler mi?
Hayır. Mikro ve Logo’da satış kilidi, Netsis’te risk sınırı güncellemesi önerilebilir; işlem yalnız siz onayladığınızda ERP’ye yazılır ve geri alınabilir.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açtığınızda 24 saat boyunca bütün menüleri deneme kredisiyle denersiniz. Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na ERP verinizle sorular sorabilir, ilk raporunuzu kurdurabilirsiniz.
Nakit tablonuzu her hafta güncel alın.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na ilk projeksiyonunuzu sorun ve düzenli rapora çevirin.