Satın Alma Planlama: Satış Hızına Göre Sipariş Önerisi ve Tedarik Takibi
Satın alma planlama, hangi üründen ne zaman ve ne kadar alınacağının satış ve stok verisine göre önceden belirlenmesidir. Şirket Ajanları’ndaki Satın Alma Ajanı, son dönemin satış hızına göre ürün ürün sipariş önerisi hazırlar, teslim tarihi geçtiği hâlde gelmeyen alış siparişlerini bulur ve önerileri belirlediğiniz gün ve saatte satın alma ekibinize gönderir. Sipariş kararı ve onayı her zaman sizdedir.
Örnek görünüm
Tanım
Satın alma planlama nedir, ajan neyi üstlenir?
Satın alma iki yönden hata yapabilir. Geç kalınan sipariş, stoksuz kalmak ve satış kaybı demektir; fazla verilen sipariş ise nakdin depoda beklemesi demektir. İyi bir satın alma planı, her ürünün satış hızını, eldeki stoğunu, yoldaki siparişlerini ve tedarik süresini birlikte değerlendirir. Bu değerlendirme çoğu firmada satın alma sorumlusunun deneyimine ve haftada bir alınan bir Excel raporuna dayanır.
Şirket Ajanları’nda bu işin sahibi Satın Alma Ajanı’dır. Ajanın görevi kritik stoklara göre satın alma önerisi oluşturmak, tedarikçi fiyatlarını karşılaştırmak, olağan dışı fiyat artışlarını işaretlemek ve teslim tarihi geçen alış siparişlerini takip etmektir. Ajan yalnız en ucuz tedarikçiye bakmaz; teslim süresini, geçmiş performansı ve ödeme koşullarını birlikte değerlendirir. Dövizli alım yapan firmalarda ithalat dosyalarını, akreditif ve vade takvimini, navlun, sigorta ve gümrük maliyetinin ürün maliyetine yansımasını da izler.
Satın Alma Ajanı bir öneri ve takip aracıdır. ERP’nize yalnız okuma amacıyla bağlanır; siparişi kendisi vermez. Önerilen siparişi ERP’ye girmek isterseniz kayıt önce onayınıza gelir.
Bugün ve yarın
Satın alma kararı bugün nasıl veriliyor?
-
BugünHangi üründen ne kadar alınacağı haftalık bir Excel raporu ve deneyimle belirleniyor.
Satın Alma Ajanı ileSon dönemin satış hızına göre ürün ürün önerilen adet, belirlediğiniz gün e-postanıza gelir.
-
BugünBir ürünün bittiği, müşteri siparişi karşılanamayınca öğreniliyor.
Satın Alma Ajanı ileEksiye düşen ürünler için Stok Kontrol Ajanı, Satın Alma Ajanı’na tedarik notu bırakır.
-
BugünGecikmiş tedarikçi siparişi, depo mal beklerken fark ediliyor.
Satın Alma Ajanı ileTeslim tarihi geçtiği hâlde mal girişi yapılmayan alış siparişleri her sabah listelenir.
-
BugünTedarikçinin fiyat artışı, kâr raporu bozulunca görülüyor.
Satın Alma Ajanı ileÖnceki ortalamanın belirgin üstündeki alış fiyatı, faturanın girildiği gün işaretlenir.
Nasıl çalışır
Satın alma planlamasını dört adımda kurun
Satın Alma Ajanı, Şirket Ajanları ekibiyle birlikte kurulur. Öneri kuralını ve raporun biçimini ajana yazılı olarak iletirsiniz.
-
ERP’nizi bağlayın
Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One’ı ERP Asistanı Köprü ile bağlarsınız. Ajan satış hareketlerini, stok miktarlarını ve alış siparişlerini bu bağlantıdan okur.
-
Satın alma sorumlusunu tanımlayın
Rol rehberinde satın alma ekibinizi e-posta adresleri ve ERP kullanıcı adlarıyla girersiniz. Alış evrakıyla ilgili bulgular evrakı giren kişiye gider.
-
Öneri kuralını anlatın
“Son 90 günün satış hızına göre önümüzdeki 30 güne yetecek miktarı, eldeki stoğu düşerek hesapla” gibi kuralınızı ajana sohbette yazar, sonucu birlikte kontrol edersiniz.
-
Düzenli göreve çevirin
Öneriyi “her pazartesi 08:00’de Excel olarak satinalma@firmaniz.com.tr adresine gönder” diyerek kalıcı göreve çevirirsiniz. Görev kurulmadan önce gerçek veritabanınızda denenir.
Sipariş önerisi
Satış hızına göre sipariş önerisi nasıl hesaplanır?
Sipariş önerisinin temel mantığı basittir; değeri, her ürün için düzenli ve doğru veriyle uygulanmasındadır.
Satış hızı. Son dönemde, varsayılan olarak son 90 günde satılan miktar, iadeler düşülerek günlük ortalamaya çevrilir.
Hedef dönem. Önümüzdeki kaç güne yetecek stok istendiği belirlenir; varsayılan 30 gündür, “üç aylık ihtiyacı hesapla” derseniz dönem uzatılır.
Eldeki stok. Hedef dönemin beklenen satışından eldeki stok düşülür ve kalan miktar ürün başına önerilen adet olarak listelenir. En acil ürünler listenin başına gelir.
Size özel kurallar. Asgari sipariş miktarı, koli içi adet, tedarikçinin teslim süresi ya da yoldaki alış siparişleri gibi kuralları ajana belirtirseniz hesaba eklenmesini isteyebilirsiniz. Ajan bu kuralları hafızasına not eder.
Aynı hesap, ERP Asistanı’ndaki Sipariş Önerisi analizinde Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One için hazırdır. Bir ürünün eldeki stoğunun kaç günde biteceğini görmek için ERP Asistanı’nın Stok Tükenme Uyarısı analizine bakabilirsiniz. Stok tarafındaki ayrıntılar için: ERP stok analizi.
Haftalık rapor
Sipariş önerisi raporunda neler yer alır?
Rapor, satın alma ekibinizin doğrudan sipariş listesine dönüştürebileceği biçimde hazırlanır. Kolonları ve sıralamayı ajana yazılı olarak iletirsiniz.
Rapor görevi üstlenen ajanın adıyla gelir. “Liste boşsa gönderme” derseniz e-posta yalnız sipariş gereken ürün varken gönderilir.
- Ürün
- Stok kodu, ürün adı ve isterseniz ürün grubu ya da marka.
- Satış hızı
- Seçilen dönemin günlük ortalama satışı, iadeler düşülmüş olarak.
- Eldeki stok
- Raporun hazırlandığı andaki stok miktarı.
- Önerilen adet
- Hedef döneme yetecek miktardan eldeki stok düşülerek hesaplanan miktar.
- Tedarikçi
- İsterseniz son alış yapılan tedarikçi ve son alış fiyatı.
Rapor gövdede, Excel ya da PDF ekiyle gönderilebilir.
Tedarik takibi
Teslim tarihi geçen alış siparişleri ve fiyat artışları
Satın alma planlamasının ikinci yarısı, verilen siparişin zamanında ve doğru fiyatla gelip gelmediğidir.
Gecikmiş alış siparişleri. Satın Alma Ajanı, tedarikçinin teslim sözü verdiği tarih geçtiği hâlde mal girişi yapılmamış alış siparişlerini her sabah listeler. Bulgu çıktığında Finans ve Nakit Akışı Ajanı’na önerilen tedariğin ödeme planına sığıp sığmadığının değerlendirilmesi notu bırakılır. Bu kontrol Mikro ve SAP Business One’da hazırdır.
Alış fiyatı sapması. Maliyet Kontrol Ajanı, yeni alış faturasındaki birim fiyatı önceki dönemin ortalamasıyla karşılaştırır; fark varsayılan olarak %60’ı aşarsa faturanın girildiği gün bulgu açılır. Bulgu, alış evrakını giren kullanıcı rol rehberinde eşleşmişse doğrudan ona; eşleşme yoksa satın alma rolündeki herkese gider. Mikro ve SAP Business One’da hazırdır.
Teyit zinciri. Satın almacı cevabında başka bir birimi işaret ederse, örneğin “üretim bu malzemeden 100 adet istedi”, ajan üretim sorumlusuna bunun doğru olup olmadığını sorar ve toplanan cevapları yöneticiye özet olarak iletir.
Tedarikçi analizi. En çok alım yapılan tedarikçiler, tek bir tedarikçiye bağımlılık ve alımı sert artan kalemler sohbette sorulabilir; Mikro’da hazır bir Tedarikçi Analizi de bulunur.
Fiyat ve fatura tarafındaki diğer denetimler: fatura kontrolü.
Ekip çalışması
Stok, satın alma ve finans aynı resmi görür
Satın alma kararı tek başına verilmez: stok ne durumda, tedarik ne zaman gelir, ödeme planı buna izin verir mi? Şirket Ajanları’nda bu soruların her biri ayrı bir ajanın alanıdır ve ajanlar birbirine not bırakır.
Stok Kontrol Ajanı → Satın Alma Ajanı. Eksiye düşen ürünler bulunduğunda tedariğin değerlendirilmesi notu gider. Stok tarafındaki kontroller: stok kontrol.
Satın Alma Ajanı → Finans ve Nakit Akışı Ajanı. Gecikmiş ya da önerilen tedarik için ödeme planının kontrol edilmesi notu gider. Finans tarafı: nakit akışı takibi.
Notlar alıcı ajanın kartında görünür ve bir sonraki çalışmasının bağlamına girer. Aynı bulgu için aynı ajana günde bir kez not gider; zincirin derinliği sınırlıdır, ajanlar birbirini döngüye sokmaz.
Siparişi ERP’ye girmek. Satın Alma Ajanı siparişi kendisi vermez. Onayladığınız öneriyi ERP Asistanı’nda alış siparişi taslağı olarak hazırlatabilir, kontrol edip onayladığınızda ERP’nize kaydedebilirsiniz; ayrıntı ERP evrak girişi sayfasındadır. Şirket Ajanları SAP Business One’a yazmaz.
Karşılaştırma
Excel ile satın alma planlama ve Satın Alma Ajanı
Aynı satın alma kararının veriye nasıl dayandırıldığı.
| Konu | Excel ile planlama | Satın Alma Ajanı |
|---|---|---|
| Veri | ERP’den haftada bir dışa aktarılır | Her raporda ERP’den doğrudan okunur |
| Hesap | Formüller elle güncellenir | Satış hızı, hedef dönem ve eldeki stokla ürün ürün |
| Teslim | Satın almacı raporu kendisi hazırlar | Belirlediğiniz gün ve saatte e-postanızda |
| Gecikme | Depo mal beklerken fark edilir | Teslim tarihi geçen alış siparişleri her sabah |
| Fiyat artışı | Kâr raporunda sonradan görülür | Alış faturası girildiği gün işaretlenir |
| Karar | Satın almacıda | Yine sizde; ajan önerir, siz onaylarsınız |
Ajan ekibinin tamamı: Şirket Ajanları. Konunun ayrıntısı: kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?
SSS
Sıkça sorulan sorular
Satın Alma Ajanı siparişi kendisi verir mi?
Hayır. Ajan sipariş önerisi hazırlar ve tedariği takip eder; sipariş kararı sizdedir. Öneriyi ERP Asistanı’nda alış siparişi taslağına çevirip onayladığınızda ERP’nize kaydedebilirsiniz.
Sipariş önerisi neye göre hesaplanır?
Varsayılan olarak son 90 günün satış hızına göre önümüzdeki 30 güne yetecek miktar hesaplanır ve eldeki stok düşülür. Dönemi, asgari sipariş miktarını ya da teslim süresini ajana belirterek hesabı işinize göre değiştirebilirsiniz.
Öneri raporu düzenli olarak gelir mi?
Evet. Öneriyi ajana kalıcı görev olarak verirsiniz: hangi gün, hangi saatte, hangi adrese ve hangi biçimde gönderileceğini yazarsınız. Rapor ajanın adıyla gelir.
Gecikmiş tedarikçi siparişleri nasıl takip edilir?
Teslim tarihi geçtiği hâlde mal girişi yapılmamış alış siparişleri Mikro ve SAP Business One’da her sabah kontrol edilir. Diğer ERP’lerde aynı listeyi ajana sohbette sorabilir ya da düzenli rapor olarak kurdurabilirsiniz.
Hangi ERP’lerde çalışır?
Sipariş önerisi Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır. Gecikmiş alış siparişi ve alış fiyatı sapması kontrolleri Mikro ve SAP Business One’da hazırdır.
Tedarikçiye ajan e-posta gönderir mi?
Bulgu e-postaları rol rehberinizdeki kişilere gider. Tedarikçiyle yazışma satın alma ekibinizdedir; ajan tedarikçiye kendiliğinden e-posta göndermez.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açtığınızda 24 saat boyunca bütün menüleri deneme kredisiyle denersiniz. Satın Alma Ajanı’na ERP verinizle ilk sipariş önerisini sorabilirsiniz.
Satın alma kararlarınızı satış verisine dayandırın.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, Satın Alma Ajanı’na ilk sipariş önerisini sorun ve haftalık rapora çevirin.