Şirket Ajanları: ERP’nizi 7/24 İzleyen Yapay Çalışanlar

Şirket Ajanları, ERP’nizin üzerine kurulan bir yapay çalışan ekibidir. Her ajanın bir alanı vardır: stok, maliyet, sipariş, satın alma, muhasebe, cari hesap, finans. Ajan kendi alanındaki kontrolleri ERP’nizde düzenli koşturur; bir sorun bulduğunda kanıtıyla birlikte panoya düşürür ve gerekirse sorumlusuna e-posta gönderir. Ekibin başında Genel Koordinatör vardır: firmanızı tanır, ekibi kurar, önemli bulguları değerlendirir.

Yapay zekâ ile ERP raporlama sayfasında anlattığımız ERP Asistanı’ndan farkı şudur: ERP Asistanı’na siz sorarsınız, Şirket Ajanları ise siz sormadan bakar. Biri iyi bir analist, öteki gece vardiyasındaki bir denetçidir. İkisi aynı ERP bağlantısını kullanır.

Ajanlar iki tür iş üstlenir ve bu ikisi birbirine karışmaz. Nöbet: “Sorun bulursam haber veririm.” Ajan kontrollerini koşturur; sorun yoksa sizi rahatsız etmez. Kalıcı görev: “Sorun olsa da olmasa da şu saatte şu raporu teslim ederim.” Her pazartesi gönderilen tahsilat listesi gibi düzenli işler bu yolla verilir.

Kontroller ERP’nizde çalışan kesin kurallardır, yapay zekânın tahmini değildir: kontrol ya sorunlu kaydı bulur ya bulamaz. Yapay zekâ kontroller koştuktan sonra devreye girer: bulguları yorumlar ve gerekirse bir düzeltme önerir.

Dört ERP’de de olan yedi kontrol: Negatif Stok, Mükerrer Fatura, Zararına Satış, Maliyet Kontrolü, Bağlantısız Hareket, Döviz Bilgisi ve Eksik Kart Bilgisi.

Mikro’da bunlara 15 kontrol daha eklenir ve toplam 22’ye çıkar: ileri tarihli evrak, sıfır fiyatlı satış, alış fiyatı sapması, faturalanmamış sevk ve alış irsaliyeleri, sayım açığı, fire izleme, teslim tarihi geçmiş satış ve alış siparişleri, depo bazında negatif stok, reçetesiz üretim, reçete sapması, sıfır maliyetli üretim, uzun süre açık iş emirleri ve yüksek iade oranı. Faturalanmamış irsaliye kontrolleri v16 ve v17’dedir; v15’te 20 kontrol çalışır.

SAP Business One’da 18 kontrol vardır: yedi ortak kontrolün yanında ileri tarihli evrak, sıfır fiyatlı satış, alış fiyatı sapması, faturalanmamış irsaliyeler, teslim tarihi geçmiş satış ve alış siparişleri ve dört üretim kontrolü.

Logo GO 3 ve Netsis’te 10 kontrol vardır: yedi ortak kontrolün yanında ileri tarihli evrak ile faturalanmamış sevk ve alış irsaliyeleri.

Kendi veritabanınızda hazır kontrol bağlanmaz; ajanlar önce tablolarınızı keşfeder, sonra firmanıza özel kontroller tasarlar.

Hazır listede olmayan bir riski ajan kendisi de fark edebilir. Nöbet sırasında firmanıza özgü bir sorun görürse onun için yeni bir kontrol önerir. Öneri önce gerçek veritabanınızda denenir, deneme kipinde başlar ve üç sorunsuz koşudan sonra kalıcı kontrole dönüşür; bir şirkette en çok 10 böyle kontrol bulunur.

Sabah nöbeti. Her gün belirlediğiniz saatte, varsayılan olarak sabah 06:00’da, ajanlar kontrollerinin tamamını koşturur. Kontroller kural olarak çalışır; bulgular çıktıktan sonra yapay zekâ onları yorumlar, birbirine bağlar ve gerekirse bir düzeltme önerir.

Gün içi nabız. Varsayılan olarak yarım saatte bir ERP’nize yeni hareket girilip girilmediğine bakılır. Yeni hareket varsa evrakla ilgili beş kontrol hemen koşar: ileri tarihli evrak, sıfır fiyatlı satış, alış fiyatı sapması, faturalanmamış sevk ve alış irsaliyeleri. Yanlış girilen bir fatura sabahı beklemeden yakalanır; hareket yoksa hiçbir kontrol koşmaz.

Günün özeti. Her sabah 07:30’da panonuzda Günün Özeti kartı hazırlanır: son 24 saatte açılan önemli bulgular ajan ajan ve onayınızı bekleyen işlemler.

Kredi. Sabah nöbetinin yorum katmanı yapay zekâ kullanır ve kredi harcar; ERP’nize ulaşılamadığı gün kredi düşülmez. Gün içi nabız, günün özeti ve kalıcı görevlerin düzenli gönderimi yapay zekâ kullanmaz.

Vadesi geçen alacak bir nöbet kontrolü değil, düzenli bir rapordur: sorun olsa da olmasa da listeyi görmek istersiniz. Bu yüzden onu bir ajana kalıcı görev olarak verirsiniz. Genel Koordinatör’e ya da Cari Hesap Ajanı’na şunu yazmanız yeter: “Her pazartesi 09:00’da vadesi 30 günü geçen alacakları cariye göre PDF olarak muhasebe@firmaniz.com.tr adresine gönder.”

Ajan raporun sorgusunu kurar ve görevi kaydetmeden önce gerçek veritabanınızda dener. Sorgu hatasız çalışıp hiçbir satırı geçiremiyorsa, örneğin hiç doldurulmamış bir alana göre süzüyorsa, görev kurulmaz; her sabah boş giden bir rapor bu yüzden oluşmaz. Rapor, görevi üstlenen ajanın adıyla gelir.

Aynı görevi “liste boşsa gönderme” diye de kurabilirsiniz; o zaman e-posta yalnız vadesi geçen alacak varken gelir. Sipariş Takip Ajanı teslim tarihi geçen bir sipariş bulduğunda o müşterinin tahsilat ve risk durumuna bakılması notunu Cari Hesap Ajanı’na ayrıca bırakır. Alacağın kimde toplandığını o an görmek isterseniz ERP Asistanı’na sorarsınız.

Dönem sonunda carilerle bakiye mutabakatı, muhasebenin en çok zaman alan işlerinden biridir: her cariye ayrı mektup, cevapların takibi, itirazların ayıklanması. Şirket Ajanları’nda bu işin sahibi Cari Hesap Ajanı’dır; Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır.

Mektup. Ajan, kesim tarihindeki bakiyeyi ve dönem ekstresini ERP’nizden çeker ve her cariye ayrı bir e-posta gönderir. Rakamlar ERP’den doğrudan gelir, yapay zekâ üretmez. Gönderilen rakam kayıtta saklanır; ERP sonradan değişse de cariye neyin gittiği bellidir.

Önce deneme. Test kipi varsayılan olarak açıktır: bütün mektuplar önce tek bir test adresine gider. Gerçek carilere gönderim, siz test kipini kapattığınızda başlar.

Cevaplar. Carinin cevabı onay, itiraz ya da belirsiz olarak ayrılır; emin olunamayan cevap onay sayılmaz. İtiraz yüksek önemli bir bulguya dönüşür ve rol rehberindeki sorumluya iletilir. Cari kendi ekstresini gönderdiyse iki liste evrak evrak karşılaştırılır ve fark kanıtıyla çıkarılır. Hiçbir cevap ERP’nize yazma yapmaz.

Mutabakat turunu elle başlatırsınız ya da haftalık veya aylık bir plana bağlarsınız; gece nöbeti kendiliğinden mutabakat başlatmaz.

Her ajanın penceresinde Sohbet, Görev, Hafıza, Kontroller ve Koşu geçmişi sekmeleri vardır. Bir ajana ERP’nizle ilgili soru sorabilirsiniz; ajan gerekirse ERP’nizde okuma sorguları çalıştırır ve cevabını verir. Bir konuşmada çalıştırabileceği sorgu sayısına sınır konmaz.

Hafıza. Ajanlar firmanız hakkında öğrendiklerini not eder: keşiften, koordinatörün değerlendirmelerinden ve sizin talimatlarınızdan. Notlar haftalık bakımla sadeleşir; ajanın ne bildiğini Hafıza sekmesinde görürsünüz.

Yeni ajan. “Rakip fiyatlarını takip eden bir ajan kur” gibi bir isteği Genel Koordinatör’e yazarsınız; ajan sizin açık isteğinizle kurulur.

Web’den okuma. Sohbette bir sayfa adresi verirseniz ajan o sayfayı okuyabilir; örneğin bir ürün sayfasındaki fiyatı ERP’nizdeki fiyatla karşılaştırırsınız. Ajan yalnız sizin bu sohbette verdiğiniz sitelere gider ve tek seferde en çok 20 adres okur; zamanlanmış görevler ve nöbet web’e çıkmaz. Kurulumdaki keşifte web aramasına yalnız firma adınız ve sektörünüz girer.

Hazır kontroller sektörden bağımsızdır, ama her sektörde başka bir kontrol öne çıkar.

Üretim. Reçete sapması, reçetesiz üretim girişi, sıfır maliyetli üretim ve açık iş emirleri Mikro ve SAP Business One’da hazırdır. Bkz. Sanayi ve üretim.

Market ve perakende. Zararına satış ile Mikro’da sayım açığı ve fire izleme, kârın sessizce eridiği yerleri gösterir. Bkz. Market ve perakende.

Hırdavat ve yapı malzemesi. Dövizli alımın yoğun olduğu işlerde Döviz Bilgisi ve Zararına Satış kontrolleri önem kazanır. Bkz. Yapı malzemesi ve hırdavat.

Tekstil ve hazır giyim. Mikro’daki Yüksek İade Oranı kontrolü, satışının %10’undan fazlası iade gelen ürünleri kalite sinyali olarak getirir. Bkz. Tekstil ve hazır giyim.

Gıda toptan ve yedek parça. Teslim tarihi geçen siparişler, negatif stok ve mükerrer fatura öne çıkar. Bkz. Gıda toptan ve Otomotiv yedek parça.

Aynı ERP bağlantısıyla ERP’nize bağlı bir B2B bayi portalı da kurabilirsiniz. ERP’nize göre başlamak için Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One sayfasına geçin.