ERP Uyarı Sistemi: Kritik Stok, Cari Bakiye ve Yeni Sipariş İçin Otomatik Bildirim
ERP uyarı sistemi, ERP’nizdeki verileri belirlediğiniz sıklıkta kontrol eden ve bir koşul sağlandığında size haber veren otomasyonlardır. ERP Asistanı’na neyin izleneceğini Türkçe yazarsınız: “Stok kritik seviyenin altına düşerse bana bildir.” Sorgu ERP’nize göre kurulur, onayınızdan sonra çalışmaya başlar; koşul oluştuğunda bildirim panele ve e-postanıza gelir.
Örnek görünüm · örnek veri
Tanım
ERP uyarı sistemi nedir?
ERP’de her gün yüzlerce kayıt oluşur: satış, alış, tahsilat, sevk, sayım. Bu kayıtlardan bazıları hemen müdahale gerektirir. Çok satan bir ürünün stoğu kritik seviyenin altına düşmüştür, bir carinin bakiyesi risk sınırını aşmıştır, büyük bir müşteri yeni sipariş girmiştir. Bunları zamanında görmek için çoğu şirkette biri ERP’yi gün içinde defalarca açıp aynı raporlara bakar; gözden kaçan durum ancak sorun büyüdüğünde fark edilir.
ERP uyarı sistemi bu kontrolü bir otomasyona devreder. Neyin izleneceğini ve ne zaman haber verileceğini bir kez tanımlarsınız; otomasyon ERP’nizi belirlediğiniz sıklıkta kontrol eder ve koşul sağlandığında bildirim gönderir. Koşul oluşmadığı sürece sizi meşgul etmez.
ERP Asistanı’nda uyarıyı bir form doldurarak değil, Türkçe yazarak kurarsınız: “Herhangi bir carinin bakiyesi eksiye düşerse 30 dakikada bir kontrol et, bana bildirim gönder.” ERP Asistanı sorguyu ERP’nize göre kurar, verinizde dener ve otomasyonun ayrıntılarını bir onay kartıyla gösterir. Onayladığınızda otomasyon panoya kart olarak eklenir ve çalışmaya başlar.
Bugün ve yarın
Kritik durumlar bugün nasıl fark ediliyor?
-
BugünStoğun bittiği, müşteri siparişi sevk edilemediğinde ya da raf boş kaldığında fark ediliyor.
ERP Asistanı ileÜrün kritik seviyenin altına düştüğünde bildirim gelir; satın alma kararı zamanında verilir.
-
BugünYeni bir siparişin girildiğini öğrenmek için ERP gün içinde defalarca açılıyor.
ERP Asistanı ileYeni kayıt uyarısı yalnız yeni girilen siparişi bildirir; eski kayıtlar tekrar gelmez.
-
BugünRisk sınırını aşan cari, ancak ay sonu bakiye raporunda görülüyor.
ERP Asistanı ileBakiye eşiği aşıldığında bildirim gelir; sevkiyat ve tahsilat kararı o gün verilir.
-
BugünUyarı kurmak için ERP’nin tetik ve rapor ayarlarını bilen bir uzman gerekiyor.
ERP Asistanı ileNeyin izleneceğini Türkçe yazarsınız; ayrıntılar onay kartında gösterilir, onayınızla çalışır.
Nasıl çalışır
Otomatik uyarıyı dört adımda kurun
Uyarı, kurulurken bir kez denenen sabit bir sorguyla çalışır. Her kontrolde aynı sorgu ERP’nizde yalnız okuma yapar.
-
İzlenecek durumu yazın
ERP Asistanı’nın Agent kipinde neyin izleneceğini Türkçe yazarsınız: “Kritik seviyenin altına düşen ürünleri 15 dakikada bir kontrol et, varsa bana bildirim ve e-posta gönder.”
-
Sorgu kurulur ve denenir
ERP Asistanı izleme sorgusunu ERP’nize göre kurar ve verinizde çalıştırır. Sonuç önünüze gelir; hangi ürünlerin bugün koşulu sağladığını görürsünüz.
-
Onay kartını inceleyin
Kartta otomasyonun adı, kontrol sıklığı, bildirimin gideceği kanal, e-posta alıcıları ve biçimi yazar. Sıklık belirtmediyseniz 5, 10, 15, 30 ya da 60 dakika seçenekleri sunulur.
-
İzleyin ve yönetin
“Uygula” dediğinizde otomasyon Otomasyonlar panosuna kart olarak eklenir. Kartta son çalışma zamanını ve geçmişi görür, otomasyonu duraklatır ya da hemen çalıştırırsınız.
Uyarı türleri
Hangi durumlar için otomatik uyarı kurulur?
ERP Asistanı’nda bir otomasyon bir tetikle başlar. Uyarı sistemi için en çok kullanılan iki tetik koşul uyarısı ve yeni kayıt uyarısıdır.
Koşul uyarısı. Belirlediğiniz sıklıkta ERP’nizi kontrol eder; sorgu satır döndürdüğünde ya da bir sütun belirlediğiniz değeri aştığında haber verir. Kontrol sıklığı en az 5 dakikadır. Aynı durum devam ettiği sürece her kontrolde yeniden bildirim gelmez; sonuç değiştiğinde yeniden haber verilir. Örnek: “Bakiyesi kredi limitini aşan cari olursa bildir.”
Yeni kayıt uyarısı. Yalnız yeni girilen kaydı bildirir: yeni satış siparişi, yeni alış faturası, yeni açılan cari kartı. İlk çalışmada mevcut kayıtlar temel alınır ve size gönderilmez; sonraki kontrollerde yalnız o tarihten sonra eklenen kayıtlar bildirilir. Örnek: “Yeni bir satış siparişi girildiğinde sipariş numarası, cari ve tutarıyla bildir.”
Aynı otomasyon altyapısı başka işler için de kullanılır:
- Zamanlı rapor. Belirlediğiniz gün ve saatte, sonuç ne olursa olsun raporu gönderir. Ayrıntı: otomatik rapor gönderimi.
- Aralıklı rapor. Belirlediğiniz dakika aralığında raporu yeniden üretir.
- Tıkla çalıştır. Panodaki karttan istediğiniz an çalıştırdığınız hazır rapor.
- Belge inceleme. Karta bir PDF, Excel ya da Word dosyası bıraktığınızda dosya okunur, özetlenir ve gerekirse ERP verinizle karşılaştırılır.
Örnek uyarılar
Departmanlara göre örnek uyarılar
Uyarılar ERP’nizde sorulabilen her durum için kurulur. Aşağıdaki cümleleri olduğu gibi yazabilir, eşikleri kendi işinize göre değiştirebilirsiniz.
Stok ve depo.
- “Kritik seviyenin altına düşen ürünleri 15 dakikada bir kontrol et.”
- “Herhangi bir depoda stoğu eksiye düşen ürün olursa bildir.”
- “Son 30 günün satış hızına göre bir hafta içinde bitecek ürünleri her sabah 8’de gönder.”
Satış.
- “Yeni bir satış siparişi girildiğinde bildir.”
- “Tutarı belirlediğim değerin üzerindeki siparişleri ayrıca bildir.”
- “Teslim tarihi bugün olup sevk edilmemiş siparişler varsa saat 14’te haber ver.”
Finans ve tahsilat.
- “Bakiyesi eksiye düşen carileri 30 dakikada bir kontrol et.”
- “Bakiyesi kredi limitini aşan cari olursa bildir.”
- “Bu hafta vadesi dolan alacakları her pazartesi sabahı gönder.”
Satın alma.
- “Yeni bir alış faturası girildiğinde bildir.”
- “Son alış fiyatı bir önceki alıştan yüzde 10’dan fazla artan ürün olursa haber ver.”
Başlamak için hazır şablonlar da vardır: kritik stok uyarısı, cari bakiye uyarısı, günlük satış özeti, haftalık cari bakiye raporu ve doküman inceleme. Şablonu seçer, eşik ve alıcıları kendi işinize göre değiştirirsiniz. Kritik stok uyarısının nasıl kurgulanacağı için kritik stok uyarısı yazısına bakabilirsiniz.
Bildirim
Bildirim nereye ve hangi biçimde gelir?
Her otomasyonun bildirimi iki kanaldan gelir: ERP Asistanı paneli ve e-posta. Kanalı ve biçimi otomasyonu kurarken yazarsınız; onay kartında görünür, sonradan değiştirilebilir.
E-posta alıcısı belirtmezseniz bildirim hesabınızın e-posta adresine gider. Satış ekibine, depo sorumlusuna ya da muhasebeye gitmesini istediğiniz adresleri cümlenize yazmanız yeterlidir.
- Panel bildirimi
- ERP Asistanı panelinde; varsayılan kanal budur.
- E-posta
- Belirttiğiniz adreslere; adres verilmezse hesabınızın e-postasına.
- Biçim
- E-postanın içinde tablo, Excel eki ya da PDF eki; birden çoğu birlikte seçilebilir.
- Konu
- E-posta konusu sizin belirlediğiniz metin; tarih otomatik eklenebilir.
- Saat
- Zamanlı otomasyonlarda saatler Türkiye saatidir.
Bildirimdeki tablo, sorgunun döndürdüğü sütunlarla gelir: ürün kodu, adı, eldeki miktar, kritik seviye gibi. Hangi sütunların görüneceğini cümlenizde belirtebilirsiniz.
Güvenilirlik
Otomasyon ne yapar, ne yapmaz?
Bir uyarı sistemine güvenilebilmesi için her kontrolün aynı şekilde çalışması, gereksiz bildirimle kullanıcıyı yormaması ve ERP verisini değiştirmemesi gerekir.
Sabit sorgu. Otomasyonun sorgusu kurulum sırasında bir kez yazılır ve verinizde denenir. Sonraki her kontrolde aynı sorgu çalışır; kontrol sırasında yapay zekâ kullanılmaz. Bu yüzden bugün “kritik stok” sayılan ürün yarın da aynı kurala göre değerlendirilir.
Yalnız okur. İzleme sorguları ERP’nizde yalnız okuma yapar; kayıt eklemez, değiştirmez, silmez.
Önce onay. Hiçbir otomasyon kendiliğinden kurulmaz. ERP Asistanı otomasyonu önerir; sıklığı, kanalı ve alıcıları onay kartında görür, “Uygula” dediğinizde kurulur.
Gereksiz bildirim yok. Koşul uyarısı aynı sonucu tekrar tekrar göndermez; yeni kayıt uyarısı eski kayıtları yeniden bildirmez.
Hata görünür. Örneğin ERP sunucunuza ulaşılamadığı için art arda başarısız olan bir otomasyon hata durumuna alınır ve Otomasyonlar panosunda bu durumla görünür.
Yönetilebilir. Her kullanıcı en çok 20 otomasyon kurar. Otomasyonlar panosunda her birini duraklatır, yeniden etkinleştirir, hemen çalıştırır, geçmiş çalışmalarına bakar ya da silersiniz. Sıklığı, saati ve e-posta biçimini sonradan sohbetle değiştirebilirsiniz.
Karşılaştırma
ERP Asistanı uyarıları ile Şirket Ajanları
İkisi de ERP’nizi sizin yerinize izler; fark, neyin izleneceğine kimin karar verdiğindedir. Aynı ERP bağlantısıyla ikisini birlikte kullanabilirsiniz.
| Konu | ERP Asistanı uyarısı | Şirket Ajanları |
|---|---|---|
| Ne izlenir | Sizin tanımladığınız koşul | Hazır kontroller ve ajanın önerdiği yeni kontroller |
| Örnek | “Stok kritik seviyenin altına düşerse bildir” | Eksi stok, mükerrer fatura, zararına satış |
| Sıklık | Sizin belirlediğiniz; en az 5 dakika | Günlük tarama ve gün içi kontroller |
| Bildirim | Panel ve e-posta; tablo, Excel ya da PDF | Bulgu kanıtıyla birlikte, ilgili kişiye |
| Uygun olduğu iş | Bildiğiniz bir eşiği izlemek | Bilmediğiniz hataları bulmak |
Şirket Ajanları’nın hazır kontrolleri için: Şirket Ajanları ve stok kontrol ajanı.
SSS
Sıkça sorulan sorular
ERP uyarı sistemi nedir?
ERP’nizdeki verileri belirlediğiniz sıklıkta kontrol eden ve bir koşul sağlandığında panele ve e-postanıza bildirim gönderen otomasyonlardır. ERP Asistanı’nda neyin izleneceğini Türkçe yazarak kurarsınız.
Uyarı ne sıklıkla kontrol edilir?
Sıklığı siz belirlersiniz; en sık 5 dakikada bir. Belirtmezseniz 5, 10, 15, 30 ya da 60 dakika seçenekleri sunulur. Zamanlı otomasyonlar belirlediğiniz gün ve saatte, Türkiye saatine göre çalışır.
Aynı uyarı her kontrolde tekrar gelir mi?
Hayır. Koşul uyarısı sonuç değişmediği sürece aynı bildirimi tekrar göndermez. Yeni kayıt uyarısı ise yalnız son kontrolden sonra eklenen kayıtları bildirir.
Bildirim nereye gelir?
ERP Asistanı paneline ve isterseniz e-postaya. E-posta içinde tablo olarak, Excel ya da PDF eki olarak gönderilebilir; alıcı belirtmezseniz hesabınızın e-posta adresine gider.
Otomasyon ERP’mdeki veriyi değiştirir mi?
Hayır. İzleme sorguları ERP’nizde yalnız okuma yapar. Sorgu kurulumda bir kez denenir; sonraki kontrollerde aynı sorgu çalışır ve yapay zekâ kullanılmaz.
Kaç otomasyon kurabilirim?
Her kullanıcı en çok 20 otomasyon kurar. Otomasyonlar panosunda her birini duraklatabilir, hemen çalıştırabilir, geçmişine bakabilir ya da silebilirsiniz.
Hangi ERP’lerle çalışır?
Mikro v15, v16 ve v17, Logo GO 3, Netsis ve SQL Server üzerindeki SAP Business One ile çalışır. MSSQL ya da MySQL üzerindeki kendi veritabanınızda da uyarı kurabilirsiniz.
İlk otomatik uyarınızı bugün kurun.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın; neyin izleneceğini Türkçe yazın, onay kartından otomasyonu başlatın.