Otomatik Rapor Gönderimi: ERP Raporunuz Belirlediğiniz Saatte E-postanızda
Otomatik rapor gönderimi, ERP’den alınan bir raporun her seferinde elle hazırlanmadan, belirlenen gün ve saatte ilgili kişilere iletilmesidir. Şirket Ajanları’nda bu iş kalıcı görev olarak bir ajana verilir: raporu, zamanını ve adresi Türkçe yazarsınız; ajan sorguyu kurar, gerçek veritabanınızda dener ve raporu bundan sonra her seferinde e-posta gövdesinde, Excel ya da PDF ekiyle gönderir.
Örnek görünüm
Tanım
Otomatik rapor gönderimi nedir?
Her firmada düzenli olarak hazırlanan raporlar vardır: dünkü satışlar, açık siparişler, vadesi geçen alacaklar, kritik stok listesi, şube cirosu. Bu raporlar çoğu zaman bir çalışanın sabah ERP’den aldığı, Excel’de düzenlediği ve e-postayla gönderdiği tablolardır. Çalışan izindeyken rapor gelmez, ay sonu yoğunluğunda gecikir; her hafta aynı işe harcanan zaman ise görünmez.
Otomatik rapor gönderimi, bu işi bir kez tanımlayıp zamanlamaktır. Şirket Ajanları’nda düzenli rapor bir ajana kalıcı görev olarak verilir. Kalıcı görev, ajanın kontrollerinden farklıdır: kontrol “sorun bulursam haber veririm” der, kalıcı görev “sorun olsa da olmasa da bu raporu bu saatte teslim ederim” der.
Görevi kurmak için kod ya da SQL bilmeniz gerekmez. Ne istediğinizi, ne zaman ve kime gönderileceğini yazarsınız; ajan raporun sorgusunu ERP’nize göre kurar. Görev kurulduktan sonra her çalışmada sorgu doğrudan ERP’nizde çalışır ve yapay zekâ yeniden kullanılmaz.
Bugün ve yarın
Düzenli raporlar bugün nasıl hazırlanıyor?
-
BugünBir çalışan her sabah ERP’den rapor alıp Excel’de düzenliyor ve e-postayla gönderiyor.
Kalıcı görev ileRapor bir kez tanımlanır; her sabah belirlediğiniz saatte kendiliğinden gönderilir.
-
BugünRapor hazırlayan kişi izindeyken ya da yoğunken rapor gecikiyor.
Kalıcı görev ileGörev kişiye bağlı değildir; belirlediğiniz takvimle çalışır.
-
BugünBoş ya da hatalı bir rapor, kimse fark etmeden günlerce gönderiliyor.
Kalıcı görev ileHiçbir satırı geçiremeyen sorgu görev kurulurken yakalanır; “liste boşsa gönderme” denebilir.
-
BugünRaporun yanlış kişiye gitmesi, şirket verisinin dışarı çıkması demek.
Kalıcı görev ileRaporun adresi yalnız sizin yazdığınız mesajdan alınır; ajan adres üretmez.
Nasıl çalışır
Otomatik raporu dört adımda kurun
Kalıcı görev, Şirket Ajanları panosunda herhangi bir ajanın sohbetinden kurulur.
-
Raporu yazın
Raporun içeriğini, zamanını, adresini ve biçimini tek cümleyle yazarsınız: “Her pazartesi 09:00’da açık satış siparişlerini müşteriye göre PDF olarak satis@firmaniz.com.tr adresine gönder.”
-
Ajan sorguyu kursun
Ajan raporun sorgusunu ERP’nizin tablo yapısına göre yazar. Sorgu yalnız okuma yapabilir; yazma ya da silme içeren sorgu kabul edilmez.
-
Gerçek veritabanında denensin
Görev kaydedilmeden önce sorgu gerçek veritabanınızda çalıştırılır. Çalışmayan ya da hiçbir satırı geçiremeyen bir sorgu görev olarak kurulmaz; ajan sebebini size söyler.
-
Görevi izleyin
Kurulan görev panonun Görevler sekmesinde görünür. Görevi hemen çalıştırıp göndermek, durdurmak, yeniden başlatmak ya da kaldırmak bu sekmeden yapılır.
Örnek görevler
Hangi raporlar otomatik gönderilebilir?
ERP’nizde okunabilen her veri düzenli bir rapora dönüşebilir. Görevi, raporun konusuna en yakın ajana vermeniz önerilir; rapor o ajanın adıyla gelir.
Satış. “Her gün 08:00’de dünkü satışları ürün grubuna göre Excel olarak gönder.” “Her ayın ilk günü geçen ayın temsilci bazında satışlarını PDF olarak gönder.” Sipariş Takip Ajanı’na verilir.
Tahsilat. “Her sabah vadesi 30 günü geçen alacakları cariye göre gönder.” “Her cuma bu hafta tahsil edilen tutarları müşteriye göre gönder.” Cari Hesap Ajanı’na verilir. Ayrıntı: nakit akışı takibi.
Stok. “Her sabah 7 günden az yetecek stoğu kalan ürünleri gönder, liste boşsa gönderme.” “Her ayın ilk günü 180 gündür hareket görmeyen ürünleri gönder.” Stok Kontrol Ajanı’na verilir. Ayrıntı: stok kontrol.
Satın alma. “Her pazartesi satış hızına göre sipariş önerisini Excel olarak gönder.” Satın Alma Ajanı’na verilir. Ayrıntı: satın alma planlama.
Sipariş ve sevk. “Her sabah teslim tarihi bugün olan açık siparişleri depoya gönder.” “Her akşam faturalanmamış irsaliyeleri muhasebeye gönder.”
Yönetim. “Her akşam 19:00’da şube bazında günlük ciroyu PDF olarak yönetime gönder.” Bu tür bir rapor için ayrı bir ajan da kurabilirsiniz: yapay zekâ ajanı oluşturma.
Güvenceler
Görev kurulmadan önce dört güvenceden geçer
Düzenli bir raporun hatası bir kez değil, her gönderimde tekrar eder. Bu yüzden kalıcı görev, kurulmadan önce dört güvenceden geçer; biri sağlanmazsa görev kaydedilmez ve ajan sebebini size yazar.
Ajan bir görevi ancak siz bir tekrar (“her gün”, “her pazartesi”, “aylık”) ve bir teslim (“gönder”, “raporla”, “Excel olarak”) istediğinizde kurar. Sohbette sorduğunuz tek seferlik bir soru, kendiliğinden düzenli bir e-postaya dönüşmez.
- Yalnız okuma
- Sorgu yalnız veri okuyabilir; yazma, silme ya da birden fazla komut içeren sorgu kabul edilmez.
- Gerçek deneme
- Sorgu gerçek veritabanınızda çalıştırılır; çalışmayan görev kurulmaz.
- Boş filtre
- Tabloda veri varken hiçbir satırı geçiremeyen bir filtre yakalanır; boş rapor bu yüzden gönderilmez.
- Adres
- Alıcı adresi yalnız sizin mesajınızdan alınır; mesajda adres yoksa rapor hesabınızın e-postasına kurulur.
Görevlerin çalışması yapay zekâ kullanmaz; kredi yalnız görevi tasarladığınız konuşmada harcanır.
Ekran demosu
Rapor görevi sohbetten böyle kurulur
Otuz üç saniyelik demo: ajana Türkçe yazılan istek rapora çevrilir ve her sabah e-postayla gelecek kalıcı görev olarak kurulur.
Ayarlar
Zaman, biçim ve “yalnız sonuç varsa gönder”
Zaman. Görev günlük, haftanın belirli günleri ya da ayın belirli günü için kurulur; saat Türkiye saatine göre yorumlanır. “Her gün 08:30”, “her cuma 17:00” ya da “her ayın 1’i 09:00” gibi yazmanız yeterlidir.
Biçim. Rapor e-postanın içinde tablo olarak, Excel ekiyle ya da PDF ekiyle gönderilir. Muhasebeye Excel, yönetime PDF gibi aynı rapor için farklı görevler de kurabilirsiniz.
Alıcılar. Raporu birden fazla adrese gönderebilirsiniz; adreslerin hepsi sizin mesajınızda yazılı olmalıdır.
Yalnız sonuç varsa gönder. Görevi “liste boşsa gönderme” diye kurarsanız ajan belirlediğiniz saatte bakar ve yalnız raporda satır varsa e-posta gönderir. Kritik stok ya da vadesi geçen alacak gibi listeler için bu ayar, gereksiz e-postayı önler ve gelen her e-postanın bir işlem gerektirdiğini gösterir.
Gönderen. Rapor, görevi üstlenen ajanın adıyla gelir. Ekibiniz raporu genel bir adresten değil, işin sahibi olan ajandan alır.
Tavan. Bir şirkette en çok 20 kalıcı görev tanımlanır. Bir görevi değiştirmek istediğinizde Görevler sekmesinden kaldırır, yeni hâlini ajana yazılı olarak iletirsiniz.
Farklar
Otomatik rapor, uyarı ve anlık soru arasındaki fark
ERP Asistanı’nda ERP verinizden bilgi almanın dört yolu vardır; ihtiyacınıza göre doğru olanı seçmek raporların değerini artırır.
Kalıcı görev (bu sayfa). Belirlediğiniz takvimle, sorun olsa da olmasa da teslim edilen rapordur. Dünkü satışlar, haftalık tahsilat listesi, aylık ölü stok raporu bu yolla kurulur.
Ajan bulgusu. Şirket Ajanları’nın kontrolleri bir sorun bulduğunda açılır: eksi stok, mükerrer fatura, zararına satış. Sorun yoksa e-posta gelmez. Ayrıntı: fatura kontrolü.
Gün içi uyarı. Bir eşiğin gün içinde sık aralıklarla izlenmesi gerekiyorsa, örneğin hızlı dönen bir ürünün stok seviyesi, ERP Asistanı’nda kurulan uyarılar daha uygundur: ERP uyarı sistemi.
Anlık soru. Tek seferlik bir sorunun cevabı için raporu zamanlamanız gerekmez; ERP Asistanı’na Türkçe sorarsınız. Beğendiğiniz cevabı daha sonra kalıcı göreve çevirebilirsiniz.
Karşılaştırma
Elle hazırlanan rapor ile kalıcı görev
Aynı raporun bir yıl boyunca nasıl teslim edildiği.
| Konu | Elle hazırlanan rapor | Şirket Ajanları kalıcı görevi |
|---|---|---|
| Hazırlık | Her seferinde ERP’den alınıp düzenlenir | Bir kez tanımlanır |
| Zamanında teslim | Hazırlayan kişiye bağlı | Belirlediğiniz takvimle |
| Hata | Boş ya da yanlış rapor fark edilmeyebilir | Kurulurken gerçek veritabanında denenir |
| Alıcı | Her gönderimde elle seçilir | Mesajınızdaki adreslerle sabit |
| Biçim | Excel ya da PDF elle hazırlanır | E-posta gövdesi, Excel ya da PDF eki |
| Yönetim | Kimin hangi raporu gönderdiği belirsiz | Görevler sekmesinde, ajan adıyla |
Ajan ekibinin tamamı: Şirket Ajanları.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Otomatik rapor kurmak için SQL bilmem gerekir mi?
Hayır. Raporu, zamanını ve adresini Türkçe yazarsınız; ajan sorguyu ERP’nizin tablo yapısına göre kendisi kurar ve kaydetmeden önce gerçek veritabanınızda dener.
Rapor hangi biçimlerde gönderilir?
E-postanın içinde tablo olarak, Excel ekiyle ya da PDF ekiyle. Aynı raporu farklı alıcılara farklı biçimlerde göndermek için ayrı görevler kurabilirsiniz.
Rapor boşsa yine de e-posta gelir mi?
Görevi “liste boşsa gönderme” diye kurarsanız e-posta yalnız raporda satır olduğunda gelir. Ayrıca hiçbir satırı geçiremeyen hatalı bir filtre, görev kurulurken yakalanır.
Rapor kime gönderilebilir?
Mesajınızda yazdığınız adreslere. Ajan alıcı adresi üretmez; mesajınızda adres yoksa rapor hesabınızın e-postasına kurulur.
Kaç rapor görevi kurabilirim?
Bir şirkette en çok 20 kalıcı görev tanımlanır. Görevleri panodaki Görevler sekmesinden durdurabilir, yeniden başlatabilir ya da kaldırabilirsiniz.
Her gönderimde kredi harcanır mı?
Hayır. Görevin düzenli çalışması yapay zekâ kullanmaz; sorgu doğrudan ERP’nizde çalışır. Kredi yalnız görevi tasarladığınız konuşmada harcanır.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açtığınızda 24 saat boyunca bütün menüleri deneme kredisiyle denersiniz. ERP’nizi bağlayıp ilk rapor görevinizi kurdurabilir ve “Şimdi çalıştır ve gönder” ile hemen deneyebilirsiniz.
Her hafta elle hazırlanan raporu bir kez tanımlayın.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, raporunuzu bir ajana Türkçe olarak iletin; ertesi sabah e-postanızda olsun.