Fatura Kontrolü: Mükerrer Fatura ve Zararına Satış ERP’nizde Her Gün Aranır
Fatura kontrolü, ERP’ye girilen alış ve satış faturalarının doğru, tekil ve kârlı olup olmadığının denetlenmesidir. Şirket Ajanları bu denetimi her gün yapar: aynı cariye aynı gün aynı tutarla iki kez kesilmiş faturayı, alış fiyatının altında yapılan satışı, tutarı sıfır girilmiş satış satırını ve önceki alımlara göre belirgin biçimde artan alış fiyatını bulur; bulguyu kanıtıyla evrakı giren kişiye iletir.
Örnek görünüm
Tanım
ERP’de fatura kontrolü nedir?
Bir faturanın hatası çoğu zaman tek başına küçüktür: bir satırda unutulan fiyat, iki kez kaydedilen bir alış, güncellenmemiş bir satış fiyatı. Ancak bu hatalar ciroyu, kârlılık raporunu, cari bakiyeyi ve KDV beyanına giden rakamları birlikte etkiler. Ay sonu kapanışında fark edildiklerinde düzeltmek hem daha zordur hem de o ana kadar alınan kararlar yanlış rakamla alınmıştır.
Fatura kontrolü, bu hataların fatura girildikten kısa süre sonra yakalanmasıdır. Şirket Ajanları’nda bu iş üç ajan arasında paylaşılır: Muhasebe Kontrol Ajanı evrakın kendisini (mükerrer kayıt, ileri tarih, faturalanmamış alış irsaliyesi, eksik kart ve döviz bilgisi), Maliyet Kontrol Ajanı fiyatın kârlılığa etkisini (zararına satış, alış fiyatı sapması, maliyeti olmayan satış), Sipariş Takip Ajanı satış disiplinini (sıfır fiyatlı satış, faturalanmamış sevk irsaliyesi) denetler.
Kontroller ERP’nizde kesin kurallarla çalışır, tahmin yürütmez. Bir sorun bulunduğunda hangi fatura, hangi cari, hangi ürün ve hangi tutar olduğu kanıt satırlarıyla gösterilir. Ajanlar ERP’nize yalnız okuma amacıyla bağlanır; faturayı silmez ya da sizin onayınız olmadan değiştirmez.
Bugün ve yarın
Fatura hataları bugün ne zaman fark ediliyor?
-
Bugünİki kez girilen fatura, cari ekstre karşı tarafla karşılaştırılınca fark ediliyor.
Şirket Ajanları ileAynı cariye aynı gün aynı tutarla kesilen faturalar her sabah aranır ve muhasebeye iletilir.
-
BugünTedarikçi zammı alış faturasına giriyor, satış fiyatı güncellenmediği için ürün zararına satılıyor.
Şirket Ajanları ileZararına satış ve alış fiyatı sapması, hangi üründe ne kadar fark olduğuyla birlikte raporlanır.
-
BugünFiyatı girilmemiş bir satış satırı, ciro raporu tutmadığında aranıyor.
Şirket Ajanları ileMiktarı olup tutarı sıfır olan satış satırı, fatura girildiği gün yakalanır.
-
BugünSevk edilmiş ama faturalanmamış irsaliyeler ay sonunda toplu olarak bulunuyor.
Şirket Ajanları ileYedi günü geçen faturalanmamış sevk ve alış irsaliyeleri her gün listelenir.
Nasıl çalışır
Fatura kontrolü nasıl işler?
Kontroller Şirket Ajanları ekibiyle birlikte kurulur; ERP’nize ayrı bir eklenti ya da tetikleyici yazılmaz.
-
ERP’nizi bağlayın
Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One’ı ERP Asistanı Köprü ile bağlarsınız. Köprü yalnız dışarıya bağlanır; port açmanız gerekmez.
-
Rol rehberini doldurun
Muhasebe, satış ve satın alma sorumlularını e-posta adresleri ve ERP kullanıcı adlarıyla girersiniz. Bulgu, evrakı giren kişiye bu eşleştirmeyle ulaşır.
-
Kontroller çalışsın
Bütün kontroller her sabah çalışır. Gün içinde yeni hareket girildiyse evrakla ilgili kontroller yarım saatte bir yeniden çalışır.
-
Bulguyu kapatın
Hatalı fatura ERP’de düzeltildiğinde bulgu bir sonraki kontrolde kendiliğinden kapanır. Düzeltmeyi ajana hazırlatırsanız işlem önce onayınıza gelir.
Hazır kontroller
Fatura ve fiyat için hangi kontroller hazır?
Dört ERP’de de çalışanlar (Mikro, Logo, Netsis, SAP Business One):
Mükerrer fatura. Aynı cariye aynı gün aynı tutarla kesilmiş birden fazla fatura. Çift kayıt şüphesi olarak yüksek önemle açılır.
Zararına satış. Ortalama satış fiyatı son alış fiyatının altında kalan ürünler.
Maliyet kontrolü. Satılmış ama alış kaydı olmayan ürünler; bu ürünlerde kâr hesabı yanlış çıkar.
Döviz bilgisi. Dövizli hareketlerde eksik ya da bozuk kur veya döviz tutarı.
Eksik kart bilgisi. Hareket gören ama vergi numarası eksik cari ya da birimi tanımsız stok kartı.
Mikro ve SAP Business One’da ayrıca:
Sıfır fiyatlı satış. Son 180 günde satış faturasında miktarı olup tutarı sıfır girilmiş satırlar. Bedelsiz ya da numune satış olabilir, unutulan fiyat da olabilir.
Alış fiyatı sapması. Son 60 günde alınan ürünün birim fiyatı, önceki yaklaşık yedi ayın ortalamasının varsayılan olarak %60’tan fazla üstündeyse bulgu açılır.
Mikro, SAP Business One, Logo ve Netsis’te: ileri tarihli evrak ile yedi günü geçen faturalanmamış sevk ve alış irsaliyeleri. Mikro’da faturalanmamış irsaliye kontrolleri v16 ve v17’de çalışır.
Bulgu örneği
Mükerrer fatura bulgusu nasıl görünür?
Mükerrer fatura bulgusu, iki kaydı yan yana koyar. Muhasebe sorumlusu hangi faturanın fazla olduğunu ERP’de aramadan görür.
Aynı cariye aynı gün aynı tutarla kesilen her fatura hatalı değildir; aynı müşteriye gün içinde iki ayrı sevkiyat yapılmış olabilir. Bu yüzden bulgu bir şüphe olarak açılır, kararı ilgili kişi verir. Yok sayılan bulgu aynı kayıt için bir daha açılmaz.
- Kayıtlar
- İki faturanın evrak numarası, tarihi, cari kodu ve tutarı yan yana.
- Teyit
- Bulgu açılmadan önce ikinci, bağımsız bir sayımla doğrulanır.
- Kime gider
- Faturayı giren ERP kullanıcısı rol rehberinde eşleşmişse ona; değilse muhasebe rolüne.
- Cevap
- Sorumlu bulgu e-postasını yanıtlayabilir; cevap bulguya işlenir.
- Kapanış
- Fazla kayıt ERP’de iptal edildiğinde bulgu kendiliğinden kapanır.
Bulgu e-postasında ilk beş kanıt satırı yer alır; tamamı panodadır.
Fiyat ve kârlılık
Alış fiyatı sapması ve zararına satış birlikte izlenir
Fatura kontrolünün kârlılığa en doğrudan etkisi fiyat tarafındadır. Maliyet Kontrol Ajanı iki kontrolü birbirini tamamlayacak biçimde çalıştırır.
Alış tarafı. Yeni bir alış faturası girildiğinde Alış Fiyatı Sapma Kontrolü, gün içi kontrolde aynı gün çalışır. Kanıtta ürün, son alış tarihi, önceki ortalama fiyat, yeni fiyat ve artış yüzdesi yer alır. Sapmanın sebebi kur, gerçek bir zam ya da yanlış girilmiş bir fiyat olabilir; ajan bunu sorumlusuna sorar, kendisi karar vermez.
Satış tarafı. Zararına Satış Kontrolü, ortalama satış fiyatı son alış fiyatının altına düşen ürünleri bulur. Bulgu çıktığında Maliyet Kontrol Ajanı, Sipariş Takip Ajanı’na liste fiyatının gözden geçirilmesi notunu bırakır.
Sorunun kaynağına ulaşmak. Alış fiyatı sapması bulgusu, alış faturasını giren kullanıcının rol rehberindeki karşılığına gider. Satın almacının cevabı başka bir birimi işaret ederse, örneğin “bu fiyatı üretimin talep ettiği acil alım için kabul ettik”, ajan o birimin sorumlusuna teyit sorusu gönderir ve toplanan cevapları yöneticiye özet olarak iletir. Bu zincir en çok üç adım sürer ve sonucu yöneticiye raporlanır.
Alış fiyatı değişimini Logo ve Netsis’te ERP Asistanı’na sorarak görebilirsiniz. Konunun ayrıntısı: alış fiyat sapması nasıl yakalanır?
İrsaliye
Faturalanmamış irsaliye: kesilmeyen fatura, girilmeyen gider
Sevk irsaliyesi kesilmiş ama faturaya bağlanmamış bir çıkış, tahsil edilmeyecek bir satış demektir: mal gitmiştir, cari borçlanmamıştır. Tersi de geçerlidir: mal girişi yapılmış ama tedarikçi faturası sisteme bağlanmamış bir alış irsaliyesi, giderin ve KDV’nin dönem raporlarında eksik görünmesine yol açar.
Faturalanmamış sevk irsaliyeleri kontrolünün sahibi Sipariş Takip Ajanı’dır; yedi günü geçen ve faturaya bağlanmamış satış çıkışlarını listeler. Faturalanmamış alış irsaliyeleri kontrolünün sahibi Muhasebe Kontrol Ajanı’dır; yedi günü geçen ve tedarikçi faturası bağlanmamış mal girişlerini listeler.
Her iki kontrol de evrakla ilgili olduğu için gün içinde, yeni hareket girildikçe yeniden çalışır. Bir irsaliye faturaya bağlandığında bulgu kendiliğinden kapanır.
Bu kontroller Mikro v16 ve v17, Logo, Netsis ve SAP Business One’da hazırdır.
Düzeltme
Hatalı fatura nasıl düzeltilir?
Şirket Ajanları’nın görevi hatayı bulmak ve doğru kişiye iletmektir. Düzeltme kararı her zaman sizdedir.
ERP’de düzeltme. Muhasebe ekibiniz faturayı ERP’de her zamanki yöntemle düzeltir ya da iptal eder. Ajan bir sonraki kontrolde sorunun giderildiğini görür ve bulguyu kapatır.
Ajana hazırlatma. Bir düzeltmeyi ajana yazılı olarak iletebilirsiniz; örneğin sıfır girilmiş bir satırın fiyatının güncellenmesi. Ajan işlemi hazırlar ve onay kuyruğuna koyar. Siz onaylamadan ERP’nize yazılmaz; uygulanan işlemin eski değeri saklanır ve geri alınabilir.
E-postayla talep. Bulgu e-postasını alan sorumlu, e-postayı yanıtlayarak bir işlem talep edebilir. Talep yine onay kuyruğuna alınır; e-posta cevabı hiçbir koşulda ERP’ye doğrudan yazmaz.
Sınırlar. Silme ve tablo yapısını değiştiren işlemler yasaktır. Yazma yalnız ERP Asistanı Köprü bağlantısıyla yapılır; Şirket Ajanları SAP Business One’a yazmaz. Siparişi, faturayı ya da tahsilatı sohbetle ERP’ye girmek isterseniz ERP evrak girişi sayfasına bakın.
Karşılaştırma
Ay sonu kontrolü ile günlük fatura kontrolü
Aynı kontrolleri ay sonunda topluca yapmak ile her gün otomatik yapmak arasındaki fark.
| Konu | Ay sonu kontrolü | Şirket Ajanları ile |
|---|---|---|
| Ne zaman | Kapanış haftasında, toplu olarak | Her sabah; evrak kontrolleri gün içinde de |
| Mükerrer kayıt | Cari ekstre karşılaştırılınca | Aynı cari, aynı gün, aynı tutar her gün aranır |
| Fiyat hatası | Kâr raporu tutmayınca aranır | Zararına satış ve alış sapması kanıtıyla raporlanır |
| Sorumlu | Faturayı kimin girdiği sonradan bulunur | Bulgu evrakı giren kişiye ya da rolüne gider |
| Düzeltme | Geçmiş dönemde, zor | Hata girildiği hafta içinde, onaylı ve geri alınabilir |
Cari bakiyelerin karşı tarafla uyumu için: cari mutabakat.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Mükerrer fatura nasıl tespit edilir?
Aynı cariye aynı gün aynı tutarla kesilmiş birden fazla fatura aranır. Bulgu, iki kaydın evrak numarası, tarihi ve tutarıyla açılır; gün içinde iki ayrı sevkiyat yapılmış olabileceği için kararı ilgili kişi verir.
Fatura kontrolü ne sıklıkla yapılır?
Bütün kontroller her sabah çalışır. Gün içinde ERP’nize yeni hareket girildiyse ileri tarihli evrak, sıfır fiyatlı satış, alış fiyatı sapması ve faturalanmamış irsaliye kontrolleri varsayılan olarak yarım saatte bir yeniden çalışır.
Hangi kontroller hangi ERP’de var?
Mükerrer fatura, zararına satış, maliyet, döviz bilgisi ve eksik kart kontrolleri dört ERP’de de çalışır. Sıfır fiyatlı satış ve alış fiyatı sapması Mikro ve SAP Business One’da; faturalanmamış irsaliye kontrolleri Mikro v16-v17, Logo, Netsis ve SAP Business One’da hazırdır.
Ajan hatalı faturayı siler mi?
Hayır. Silme işlemi yasaktır. Ajan bulguyu sorumlusuna iletir; bir düzeltmeyi ajana hazırlatırsanız işlem onay kuyruğuna alınır ve siz onaylamadan ERP’nize yazılmaz.
Bulgu kime gider?
Faturayı giren ERP kullanıcısı rol rehberinde bir kişiyle eşleştirilmişse bulgu doğrudan ona gider. Eşleşme yoksa ilgili rolün tamamına, rehberde kimse yoksa yöneticiye iletilir.
Alış fiyatı sapmasının eşiği değiştirilebilir mi?
Varsayılan eşik, son 60 gündeki alış fiyatının önceki ortalamanın %60 üstünde olmasıdır. Daha düşük bir eşikle bakmak isterseniz aynı soruyu ajana sohbette sorabilir ya da düzenli bir rapor olarak kurdurabilirsiniz.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açtığınızda 24 saat boyunca bütün menüleri deneme kredisiyle denersiniz. ERP’nizi bağladığınızda kontroller ilk sabah taramasında çalışır.
Fatura hatalarını ay sonunu beklemeden görün.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, muhasebe ve satış sorumlularınızı rol rehberine ekleyin.