Otomatik Cari Mutabakat: Bakiye E-postası, Cevap Takibi ve Ekstre Kıyası
Cari mutabakat, bir firmanın müşteri ve tedarikçileriyle belirli bir tarihteki karşılıklı bakiyeyi teyit etmesidir. Şirket Ajanları’nda bu işi Cari Hesap Ajanı yürütür: kesim tarihindeki bakiyeyi ve dönem ekstresini ERP’nizden alıp her cariye ayrı e-postayla gönderir, gelen cevabı onay, itiraz ya da belirsiz olarak ayırır; cari kendi ekstresini gönderdiyse iki listeyi evrak evrak karşılaştırıp farkı kanıtıyla çıkarır.
Örnek görünüm
Tanım
Cari mutabakat nedir, neden otomatikleştirilir?
Cari mutabakat, sizin defterinizdeki cari bakiyenin karşı tarafın defterindeki bakiyeyle aynı olduğunun yazılı olarak teyit edilmesidir. Genellikle dönem sonlarında, yıl sonu kapanışından önce ve bağımsız denetim dönemlerinde yapılır. Bakiye tutmadığında fark çoğu zaman bir evraktadır: bir tarafa işlenmemiş bir fatura, farklı tarihle kaydedilmiş bir ödeme, iade faturası ya da kur farkı.
Elle yürütülen mutabakat muhasebenin en çok zaman alan işlerinden biridir: her cari için ekstre çıkarılır, ayrı ayrı e-posta hazırlanır, hangi carinin cevap verdiği bir tabloda izlenir, itiraz eden carinin gönderdiği ekstre satır satır kendi kayıtlarınızla karşılaştırılır.
Otomatik cari mutabakat, bu adımları Cari Hesap Ajanı’na devreder. Ajan rakamları ERP’nizden doğrudan alır; bakiye ve hareketler yapay zekâ tarafından üretilmez. Yapay zekâ yalnız iki yerde kullanılır: carinin yazdığı cevabı sınıflandırmak ve carinin gönderdiği ekstreyi satırlara çevirmek. Hangi satırın hangisiyle eşleştiğine ve farkın ne olduğuna ise kesin kurallarla çalışan karşılaştırma karar verir.
Cari mutabakat Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır.
Bugün ve yarın
Mutabakat dönemi bugün nasıl geçiyor?
-
BugünHer cari için ekstre ayrı ayrı çıkarılıyor ve ayrı e-posta hazırlanıyor.
Cari Hesap Ajanı ileBakiye ve dönem ekstresi ERP’den alınır, her cariye ayrı e-postayla tek seferde gönderilir.
-
BugünKimin cevap verdiği, kimin itiraz ettiği bir Excel tablosunda izleniyor.
Cari Hesap Ajanı ileCevaplar onay, itiraz ve belirsiz olarak ayrılır; her carinin durumu panoda görünür.
-
Bugünİtiraz eden carinin ekstresi satır satır elle karşılaştırılıyor.
Cari Hesap Ajanı ileKarşı ekstre evrak evrak eşleştirilir; fark, hangi evraktan kaynaklandığıyla çıkarılır.
-
BugünGönderilen bakiyenin o günkü değeri sonradan bulunamıyor.
Cari Hesap Ajanı ileCariye gönderilen rakam kayıtta saklanır; ERP sonradan değişse de neyin gönderildiği bellidir.
Nasıl çalışır
Cari mutabakat turu dört adımda
Mutabakat turu kendi başına başlamaz. Turu siz başlatırsınız ya da haftalık veya aylık bir plana bağlarsınız.
-
Kapsamı belirleyin
Kesim tarihini, dönemi, mutabakata girecek en düşük bakiyeyi ve cari sayısını belirlersiniz. Kesim tarihi varsayılan olarak dündür; günün yarım kalmış hareketleri mutabakata girmez.
-
Test kipinde deneyin
Test kipi varsayılan olarak açıktır: bütün e-postalar gerçek carilere değil tek bir test adresine gider. Mektubun içeriğini ve rakamları önce kendiniz incelersiniz.
-
Gerçek gönderimi başlatın
Test kipini kapattığınızda her cariye kendi bakiyesi ve ekstresiyle ayrı bir e-posta gider. Adres ERP’deki cari kartından alınır.
-
Cevapları izleyin
Gelen her cevap ilgili cariye işlenir ve sınıflandırılır. İtirazlar sorumlunuza iletilir; turun durumu panodaki Mutabakat sekmesinde izlenir.
Mutabakat e-postası
Cariye giden mutabakat e-postasında neler var?
Kesim tarihindeki bakiye. Carinin bakiyesi, carinin kendi gözünden okunacak biçimde yazılır: borçlu mu alacaklı mı olduğu açıkça belirtilir.
Dönem ekstresi. Dönem içindeki hareketler tarih, belge numarası, açıklama, borç ve alacak olarak listelenir; devir bakiyesi ayrıca gösterilir. Ekstreden cari başına son hareketler alınır; satır sayısını plan ayarlarından belirlersiniz.
Cevap yolu. Cari, e-postayı yanıtlayarak cevap verir. Her e-postanın kendi konuşma kimliği vardır; cevap doğru cariye işlenir. Cevap e-postası işlenebilecek bir adrese gelmiyorsa tur başlatılmaz.
Doğru adres. Mikro’da cari kartındaki mutabakat e-posta alanı varsa o, yoksa carinin e-posta adresi kullanılır. Logo, Netsis ve SAP Business One’da cari kartındaki e-posta adresi kullanılır; SAP’de kart boşsa e-postası olan ilk ilgili kişiye gider.
Dondurulmuş rakamlar. Gönderilen bakiye ve hareketler o anki hâliyle kaydedilir. Ertesi gün ERP’de bir kayıt düzeltilse bile cariye neyin gittiği kayıtta durur; itiraz bu rakama göre değerlendirilir.
Cevap takibi
Gelen cevaplar nasıl ayrılır?
Carinin cevabı serbest metindir: kimi “mutabıkız” yazar, kimi ekstresini ekler, kimi yalnız bir soru sorar. Ajan her cevabı okur ve üç sınıftan birine koyar.
Cevap metni dış kaynak sayılır. İçinde bir talimat yazsa bile uygulanmaz; cevap yalnız sınıflandırılır ve hiçbir koşulda ERP’nize yazma yapmaz.
- Onay
- Cari bakiyeyi teyit etti; kalem mutabık olarak kapanır.
- İtiraz
- Cari bakiyeye katılmıyor; yüksek önemli bulgu açılır ve sorumluya iletilir.
- Belirsiz
- Cevaptan kesin bir sonuç çıkmıyor; onay sayılmaz, incelemeniz için bekler.
- Karşı ekstre
- Cari kendi ekstresini gönderdiyse iki liste evrak evrak karşılaştırılır.
- Doğrulama
- Cevap, e-postanın gönderildiği adresten ya da carinin ERP’deki adresinden gelmelidir; değilse işlenmez.
Cevap işlendikten sonra cariye kısa bir bilgilendirme e-postası gider.
Ekstre kıyası
Karşı ekstre evrak evrak nasıl karşılaştırılır?
İtirazın asıl değeri, farkın hangi evraktan kaynaklandığını bulmaktır. Cari, e-postanın gövdesinde ya da ekinde kendi ekstresini gönderdiyse ajan bu belgeyi satırlara çevirir ve sizin ekstrenizle karşılaştırır. Karşılaştırmanın kuralları muhasebe pratiğine göre kuruludur.
Ters işaret. Karşı tarafın defterinde sizin hesabınız ters işaretlidir: sizin alacağınız onların borcudur. Karşılaştırma yönü bir kez, toplamlar üzerinden belirlenir ve bütün satırlara aynı yön uygulanır.
Devir satırı. Karşı ekstre çoğu zaman bir devir ya da açılış satırıyla başlar. Bu bir evrak değildir; ayrı tutulur ve sahte fark üretmez.
Eşleştirme sırası. Önce belge numarası birebir aynı olan satırlar, sonra aynı gün ve aynı tutardaki satırlar, en son aynı tutarda ve birkaç gün kayık tarihli satırlar eşleştirilir. İrsaliye ile fatura tarihi arasındaki fark bu son adımda yakalanır. Yanlış eşleştirme eksik eşleştirmeden kötü olduğu için sıkı kuraldan başlanır.
Fark tablosu. Sonuçta yalnız sizde olan evraklar, yalnız karşı tarafta olan evraklar ve tutarı farklı olan evraklar listelenir. Bu farkların toplamı bakiye farkını açıklamalıdır; açıklanamayan bir fark kalırsa gizlenmez, ayrıca gösterilir. Kuruş düzeyindeki yuvarlama farkları eşit sayılır.
İtiraz
İtiraz eden cari kime iletilir?
Bakiye anlaşmazlığı bir ajanla kapanmaz; karar her zaman sizin ekibinizdedir. Cari Hesap Ajanı itirazı bu yüzden bir kişiye devreder.
İlk itiraz. Rol rehberindeki cari, muhasebe ya da finans sorumlusuna iki tarafın ekstresi ve evrak bazlı fark tablosu gönderilir. Bulguya, hangi kaydın ya da belgenin karşılaştırılması gerektiğini söyleyen önerilen adım da eklenir.
Tekrar itiraz. Cari açıklamaya rağmen yeniden itiraz ederse cariye durumunun ilgili kişiye iletildiği bilgisi verilir, sorumluya ikinci bir uyarı gider. Ajan bu noktadan sonra konuyu kendisi çözmeye çalışmaz.
Sorumlu yoksa. Rol rehberinde sorumlu adresi tanımlı değilse gönderim yapılmaz, ama durum kalemin üzerinde açıkça not edilir; panoda “iletilemedi” olarak görünür.
Test kipinde. Test kipi açıkken sorumlunuza gidecek e-postalar da gerçek adrese değil test adresine yönlenir; mutabakat yazışmalarının tamamı deneme sırasında tek adreste kalır.
ERP’nize göre
Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da mutabakat
Mutabakatın rakamları her ERP’nin kendi cari hareket tablosundan, o ERP’nin cari föyüyle aynı mantıkla hesaplanır. Bir mutabakat turu için ERP’nize yalnız iki sorgu gönderilir: biri cariler ve bakiyeleri, öteki seçilen carilerin dönem hareketleri için. Cari başına ayrı sorgu çalıştırılmaz.
Mikro. Cari hareketlerinden bakiye ve dönem ekstresi alınır; dövizli hareketlerde kur dikkate alınır. Cari kartındaki ayrı mutabakat e-posta alanı desteklenir. Bkz. Mikro entegrasyonu.
Logo. Cari hesap hareket satırlarından bakiye ve ekstre alınır; iptal edilen satırlar dışarıda kalır. Bkz. Logo entegrasyonu.
Netsis. Cari hareketlerinden borç ve alacak toplanır; mutabakat veritabanı genelinde çalışır. Bkz. Netsis entegrasyonu.
SAP Business One. Bakiye, SAP’nin cari föyüyle aynı kaynaktan, yevmiye satırlarından hesaplanır; iptal edilen belge ters kaydıyla netleşir. Bkz. SAP Business One entegrasyonu.
Kendi veritabanınızda hazır mutabakat bulunmaz. Cari bakiyelerinizi o an analiz etmek için cari hesap analizi sayfasına bakın.
Karşılaştırma
Elle mutabakat ile otomatik cari mutabakat
Aynı mutabakat döneminin iki farklı yoldan nasıl yürüdüğü.
| Konu | Elle mutabakat | Otomatik cari mutabakat |
|---|---|---|
| Mektup hazırlığı | Her cari için ekstre ve e-posta ayrı hazırlanır | Bakiye ve ekstre ERP’den alınır, her cariye ayrı e-posta gider |
| Deneme | Gönderilen e-posta geri alınamaz | Test kipi varsayılan açık; önce tek adrese gider |
| Cevap takibi | Excel tablosunda elle | Onay, itiraz ve belirsiz olarak ayrılır; panoda izlenir |
| Ekstre kıyası | Satır satır elle | Evrak evrak eşleştirme ve fark tablosu |
| İtiraz | E-posta zincirinde kaybolabilir | Sorumluya iki ekstre ve fark tablosuyla iletilir |
| Kayıt | Gönderilen rakam sonradan bulunamayabilir | Gönderilen bakiye ve hareketler dondurularak saklanır |
Konunun ayrıntısı: cari mutabakat mektubu otomasyonu.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Cari mutabakat e-postaları hemen gerçek carilere mi gider?
Hayır. Test kipi varsayılan olarak açıktır ve bütün e-postalar tek bir test adresine gider; adres tanımlı değilse hesabınızın e-postası kullanılır. Gerçek carilere gönderim, siz test kipini kapattığınızda başlar.
Mutabakat turu ne zaman çalışır?
Turu panodan elle başlatırsınız ya da haftalık veya aylık bir plana bağlarsınız. Şirket Ajanları’nın sabah taraması kendiliğinden mutabakat başlatmaz.
Cari e-posta adresleri nereden alınır?
ERP’deki cari kartından. Mikro’da cari kartındaki mutabakat e-posta alanı varsa o kullanılır. SAP Business One’da kartta adres yoksa e-postası olan ilk ilgili kişiye gönderilir.
Carinin cevabı ERP’ye işlenir mi?
Hayır. Cevap yalnız sınıflandırılır ve panoya işlenir; hiçbir cevap ERP’nize yazma yapmaz. Cevap metnindeki talimatlar da uygulanmaz.
Cevap anlaşılamazsa ne olur?
Kesin sonuç çıkmayan cevap “belirsiz” olarak işaretlenir ve onay sayılmaz. Bu cevaplar incelemeniz için ayrı durur.
Karşı tarafın ekstresi nasıl karşılaştırılır?
Cari ekstresini e-postanın gövdesinde ya da ekinde gönderdiyse satırlara çevrilir ve sizin ekstrenizle önce belge numarasına, sonra tarih ve tutara göre eşleştirilir. Yalnız bir tarafta olan ve tutarı farklı olan evraklar fark tablosunda listelenir.
Hangi ERP’lerde çalışır?
Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’da çalışır. Kendi veritabanınızı bağladığınız kurulumlarda hazır mutabakat bulunmaz.
Mutabakat dönemini test kipinde deneyerek başlatın.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın, ilk mutabakat turunu test adresine gönderip rakamları kendiniz inceleyin.