Özel ERP Raporu: Hazır Kalıba Uymayan Her Soruyu ERP Verinize Sorun

Özel raporlar çoğu zaman birden çok veriyi birlikte okumayı ya da işinize özgü bir tanımı gerektirir. En sık karşılaşılanlar şunlardır.

Özel gün ve mevsim. “Geçen Ramazan Bayramı öncesindeki iki haftanın satışı, önceki iki haftayla karşılaştırmalı.” “Okula dönüş döneminde kırtasiye satışının son üç yıllık gidişi.” Bayram tarihleri her yıl kaydığı için tahmin edilmez; ERP Asistanı Türkiye’nin özel gün ve bayram takviminden doğru aralığı alır.

Neden soruları. “Bu çeyrekte ciro yüzde 12 arttı ama brüt kâr düştü; farkın ne kadarı fiyattan, ne kadarı ürün karmasından geliyor?” Cevap, farkı oluşturan kalemlere ayrılarak verilir.

Birden çok verinin birlikte okunması. “Açık siparişi olup stoğu yetmeyen ürünler ve bu siparişlerin carilerinin vadesi geçen bakiyeleri.” Satış, stok ve cari aynı tabloda.

Şirketinize özgü tanımlar. “Son 90 günde en az üç kez alım yapan müşterileri aktif müşteri say; aktif müşteri sayısının aylık gidişi.” Tanımı sorunuzda yaparsınız.

Alış ve masraf. “Son 12 ayda alış fiyatı en çok artan 20 ürün ve bu ürünlerin satış fiyatı aynı dönemde ne kadar arttı?” Mikro’da muhasebe verisi tutuluyorsa “masrafların ciroya oranının aylık gidişi” gibi sorular da cevaplanır.

Tek bir müşterinin ya da ürünün hikâyesi. “Yılmaz Ticaret’in son iki yılda hangi ürün gruplarından alımı azaldı?”

Cevap ERP’nizde tutulan bilgiyle sınırlıdır. ERP’de hiç girilmeyen bir bilgi cevapta da olmaz; ERP Asistanı bunu açıkça söyler.

Özel bir rapor çoğu zaman bir toplantıya, bir yönetim kuruluna ya da bir iş ortağına gider. ERP Asistanı raporu kullanacağınız biçimde hazırlar: “Bunu PDF yap”, “Word raporu olarak hazırla”, “Excel olarak ver.”

Excel. Tablo, sütun başlıkları ve sayı biçimleriyle; tanımladığınız koşullu renkler korunur.

PDF ve Word. Tablonun yanında serbest bir değerlendirme metni de eklenir: başlıklar, maddeler ve tablo bir arada. “Yönetim kuruluna iki sayfalık bir özet hazırla” dediğinizde rapor metin olarak da yazılır.

CSV. Başka bir sisteme aktarmak ya da kendi aracınızda işlemek için düz veri.

Dosya sohbette indirme kartı olarak görünür ve yalnız siz indirebilirsiniz. Aynı raporun düzenli olarak gelmesini isterseniz belirlediğiniz gün ve saatte e-posta gövdesinde ya da Excel veya PDF ekiyle gönderilecek bir otomasyon kurarsınız. Ayrıntı: ERP uyarı sistemi.

Hazır analizler önceden yazılmış ve gerçek veritabanlarında denenmiş şablonlardır. Özel bir soruda ise sorgu o an kurulur. ERP Asistanı bu yüzden özel sorularda ek adımlar izler.

ERP’nin kuralları bilinir. İptal edilen belge, iade hareketi, dövizli kayıt ve cari bakiye her ERP’de farklı tutulur; sorgu bu kurallara göre kurulur. Logo’da firma ve dönem, Netsis’te şube ve işletme ayrımı her soruya eklenir.

Önce denenir. Sorgu verinizde önce küçük bir denemeyle çalıştırılır; hata verirse düzeltilip yeniden denenir, sonra tamamı çalışır.

Yalnız okur. Rapor sorguları ERP’nizde yalnız okuma yapar; veriyi değiştiremez.

Kontrol sizde. Cevaptaki tabloyu Excel’e alıp kendi kontrolünüzü yapabilirsiniz. Teknik ekibiniz sorgunun kendisini görmek isterse aynı soruyu SQL Üretme menüsünde sorup sorgu metnini alabilir.

Raporlamada sık yapılan hatalar için ERP raporlamada en sık 10 hata yazısına göz atın.