ERP Evrak Girişi: Siparişi, Faturayı ve Tahsilatı Türkçe Yazın, Onayınızla ERP’ye Kaydedilsin
Sohbetle ERP evrak girişi, ERP ekranlarında menü ve sekme dolaşmadan evrakı bir cümleyle hazırlatmaktır. ERP Asistanı’na “Yılmaz Ticaret’e 50 koli ayçiçek yağı siparişi aç” yazarsınız; evrakın taslağı cari, depo, satırlar ve stok kartından okunan KDV oranıyla önünüze gelir. Siz “ERP’ye yaz” demeden Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One’a hiçbir şey kaydedilmez.
Örnek görünüm · örnek veri
Tanım
Sohbetle ERP evrak girişi nedir?
ERP’ye bir evrak girmek çoğu zaman birkaç ekran, onlarca alan ve kod araması demektir: cari kodu bulunur, depo seçilir, her satır için stok kodu aranır, miktar ve birim girilir, KDV oranı kontrol edilir. Bu iş ERP ekranının açık olduğu bilgisayara ve ekranı iyi bilen bir kullanıcıya bağlıdır.
Sohbetle ERP evrak girişi bu işi tek bir cümleye indirir. Evrakı bir çalışanınıza anlatır gibi ERP Asistanı’na yazarsınız: “Kaya Gıda’dan dünkü 120 koli şeker için alış irsaliyesi gir.” ERP Asistanı cariyi ve ürünleri ERP’nizde bulur, eksik bir bilgi varsa sorar ve evrakın taslağını önünüze getirir. Taslakta cari, depo, satırlar, miktarlar ve stok kartından okunan KDV oranı görünür.
Taslak bir öneridir. Siz “ERP’ye yaz” düğmesine basana kadar ERP’nize hiçbir kayıt yazılmaz. Taslağı inceler, bir şey eksikse sohbette düzeltirsiniz; doğruysa onaylar ve evrakın ERP’nize kaydedilmesini sağlarsınız. Aynı yol fiyat güncellemesi, sipariş kapatma ve kart bilgisi değişikliği gibi işlemler için de geçerlidir.
Bugün ve yarın
ERP’ye evrak girişi bugün nasıl yapılıyor?
-
BugünBir sipariş için birkaç ekran açılıyor; cari ve stok kodları tek tek aranıyor.
ERP Asistanı ileSiparişi bir cümleyle yazarsınız; cari ve ürünler ERP’nizde bulunur, taslak hazırlanır.
-
BugünKDV oranı ya da depo yanlış seçildiğinde hata evrak kaydedildikten sonra fark ediliyor.
ERP Asistanı ileKDV oranı stok kartından okunur; depo tahmin edilmez, belirtilmediyse ERP’deki depolardan seçmeniz istenir.
-
BugünToplu fiyat değişikliğinde her ürün kartı ayrı ayrı açılıyor.
ERP Asistanı ileZam ya da indirim tek cümleyle istenir; eski ve yeni fiyatlar tek onay kartında gösterilir.
-
BugünEvrak girişi ERP ekranının kurulu olduğu bilgisayara ve o ekranı bilen kişiye bağlı.
ERP Asistanı ileERP Asistanı tarayıcıdan çalışır; evrakı yetkili kişi her yerden hazırlatır ve onaylar.
Nasıl çalışır
Evrakı dört adımda ERP’ye kaydedin
Her evrak aynı yoldan geçer: istek, taslak, onay, kayıt. Onay adımı atlanmaz.
-
İsteği yazın
“Deniz Market’e 30 adet çay satış faturası kes”, “Ana depodan Ankara deposuna 40 koli deterjan sevk et” gibi evrakı Türkçe yazın. Cariyi ve ürünü adıyla yazabilirsiniz.
-
Eksik bilgi sorulur
Siparişte depo belirtmediyseniz ERP Asistanı ERP’nizdeki depoları listeler ve seçmenizi ister; tek depo varsa sormaz. Cari ya da ürün birden çok kayıtla eşleşiyorsa hangisi olduğunu sorar.
-
Taslağı inceleyin
Onay kartında evrak türü, cari, depo, satırlar, stok kartından okunan KDV oranı, ara toplam, KDV ve genel toplam görünür. KDV oranı sıfır olan kalem ayrıca belirtilir.
-
ERP’ye yazın
“ERP’ye yaz” dediğinizde evrak ERP’nize kaydedilir. “Vazgeç” derseniz hiçbir kayıt yazılmaz; taslağı sohbette düzeltip yeniden isteyebilirsiniz.
Evrak türleri
Hangi evraklar sohbetle girilir?
ERP Asistanı ile girilebilen evraklar beş grupta toplanır. Hangi türlerin girilebileceği ERP’nize ve bağlantınıza göre değişir; ayrıntı aşağıdaki “ERP’nize göre” bölümünde.
Sipariş. Satış siparişi (alınan) ve alış siparişi (verilen). Siparişte depo zorunludur.
İrsaliye ve fatura. Satış ve alış irsaliyesi, satış ve alış faturası; satış iade ve alış iade irsaliyesi ile faturası.
Stok hareketleri. Sayım fazlası girişi ve sayım eksiği çıkışı, depolar arası sevk, stok virmanı, sarf çıkışı, fire çıkışı, üretime çıkış ve üretimden mamul girişi.
Finans. Tahsilat (cariden ödeme alma) ve tediye (cariye ödeme yapma); ödeme türü nakit, kart ya da havale olarak, ilgili kasa ya da banka hesabıyla. Borç ve alacak kaydı için cari dekont.
Perakende. POS perakende satış.
Örnek istekler:
- “Merkez depoda sayımda 12 adet fazla çıkan bulaşık deterjanı için sayım fazlası gir.”
- “Öz Ambalaj’a havale ile ödeme yaptık, tediye kaydı aç.”
- “Dünkü üretimde kullanılan 200 kg un için üretime çıkış gir.”
- “Kırık gelen 6 koli bardak için fire çıkışı yap.”
Kart işlemleri
Fiyat güncelleme, sipariş kapatma ve kart bilgisi
Evrakın yanında ERP’deki mevcut kayıtları değiştiren işlemler de aynı onay yolundan geçer. Bu işlemlerde ERP Asistanı önce mevcut değeri ERP’nizden okur, onay kartında eski ve yeni değeri yan yana gösterir.
Fiyat güncelleme. “Temizlik grubundaki ürünlere yüzde 8 zam yap” ya da “bu üç ürünün fiyatını yüzde 5 indir” dersiniz. Birden çok ürün tek onay kartında, her biri eski ve yeni fiyatıyla görünür. Hangi fiyat listesinin güncelleneceğini belirtebilirsiniz: Mikro’da fiyat listesi numarası, Netsis’te dört satış fiyatından biri; SAP Business One’da liste numaralarının anlamı kuruluma özel olduğu için hangi listenin güncelleneceği size sorulur. Aynı onay iki kez yazılsa bile fiyat yüzde üstüne yüzde artmaz; yazılan değer onay kartındaki yeni fiyattır.
Sipariş kapatma. Kısmen sevk edilmiş ya da iptal edilen bir siparişin açık satırlarını kapatırsınız: “Kaya Gıda’nın geçen ayki siparişini kapat.” Onay kartında kapanacak açık satırlar listelenir.
Cari kartı güncelleme. Ünvan, e-posta, telefon, temsilci kodu ve vergi numarası gibi alanları değiştirirsiniz.
Stok kartı güncelleme. Ürün adı gibi alanları değiştirir, bir ürünü pasife alır ya da yeniden etkinleştirirsiniz.
Kart üzerinde değiştirilebilen alanlar belirli bir listeyle sınırlıdır ve ERP’ye göre değişir; listede olmayan bir alan için ERP Asistanı bunu açıkça söyler.
Fiyat kararını verirken satış analizi raporu ile kârlılığı, stok analizi ile stok durumunu aynı sohbette inceleyebilirsiniz.
ERP’nize göre
Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One’a evrak yazımı
Evrak, her ERP’ye o ERP’nin kendi kurallarıyla ve desteklediği bağlantı üzerinden yazılır. ERP Asistanı Köprü okuma için her ERP’de kullanılır; yazma yolu ERP’ye göre değişir.
Mikro. Evrak ERP Asistanı Köprü ya da Mikro API bağlantısıyla yazılır. Köprü sunucunuzdan yalnız dışarıya bağlandığı için port açmanız gerekmez. KDV oranı Mikro’nun stok kartındaki vergi tanımından ve kurulumunuzdaki oran tablosundan okunur. Ayrıntı: Mikro entegrasyonu.
Logo. Evrak Logo REST bağlantısıyla yazılır; bunun için Logo’nun kendi servisinin dışarıdan erişilebilir olması gerekir. Köprü bağlantısı Logo’da yalnız okuma yapar. Logo’da cari dekont yazılmaz. Ayrıntı: Logo entegrasyonu.
Netsis. Evrak NetOpenX REST bağlantısıyla yazılır; bunun için NetOpenX servisinin dışarıdan erişilebilir olması gerekir. Köprü bağlantısı Netsis’te yalnız okuma yapar. Ayrıntı: Netsis entegrasyonu.
SAP Business One. Evrak SAP’nin resmi API’si Service Layer bağlantısıyla yazılır; istekler Köprü üzerinden gittiği için port açmanız gerekmez. Sipariş, irsaliye, fatura ve iadeleri, sayım, depolar arası sevk, sarf, fire, tahsilat, tediye, cari dekont ve kart işlemleri yazılır; stok virmanı, üretim hareketleri ve POS satışı SAP Business One’da bu yoldan girilmez. Ayrıntı: SAP Business One entegrasyonu.
Kendi veritabanınız. MSSQL ya da MySQL üzerindeki kendi yazılımınızı bağladıysanız ERP Asistanı orada yalnız okuma yapar; evrak yazmaz. Tablolarınızın anlamı her yazılımda farklı olduğundan yanlış tabloya kayıt riskini almaz.
Güvenlik
Evrak ERP’ye yazılmadan önce neler kontrol edilir?
ERP’ye yazılan bir evrak numara tüketir, cari bakiyeyi ve stoğu değiştirir, raporlara girer. Bu yüzden evrak girişinde her adım onay ve kontrol üzerine kuruludur.
Onaysız yazım yok. ERP Asistanı evrakı yalnız hazırlar. Kaydı başlatan, onay kartındaki “ERP’ye yaz” düğmesidir.
KDV stok kartından. Satırların KDV oranı yapay zekânın tahminiyle değil, ürünün stok kartından okunur. Stok kartı bulunamazsa ya da KDV okunamazsa taslak hazırlanmaz.
Depo tahmin edilmez. Siparişte depo belirtilmediyse ERP’nizdeki depolar listelenir ve seçmeniz istenir.
Eski ve yeni değer görünür. Fiyat ve kart güncellemelerinde mevcut değer ERP’den okunur; onay kartında neyin neye değişeceğini görürsünüz.
Raporlar yalnız okur. Sohbette sorduğunuz rapor ve analiz sorguları ERP’nizde yalnız okuma yapar. Yazma yalnız onayladığınız evrak ve kart işlemleriyle olur.
Belgeden evrak. Bir müşterinin sipariş listesini ya da tedarikçinin irsaliyesini PDF veya Excel olarak sohbete ekleyebilirsiniz. ERP Asistanı belgeyi okur ve satırları taslağa aktarır; siz onay kartında kontrol edip onaylarsınız.
Karşılaştırma
ERP ekranından elle giriş ile sohbetle evrak girişi
ERP ekranı her alanı tek tek doldurmanızı ister; sohbetle girişte siz evrakı anlatır, alanların doğru doldurulduğunu onay kartında kontrol edersiniz.
| Konu | ERP ekranından elle | ERP Asistanı ile sohbetle |
|---|---|---|
| Başlangıç | Menüden evrak ekranı açılır | Evrak bir cümleyle yazılır |
| Cari ve ürün | Kodlar tek tek aranır | Adıyla yazılır; ERP’nizde bulunur, belirsizse sorulur |
| KDV ve depo | Elle seçilir | KDV stok kartından okunur; depo sizden istenir |
| Toplu fiyat | Her ürün kartı ayrı açılır | Tek cümle, tek onay kartı, eski ve yeni fiyat yan yana |
| Kontrol | Kayıttan sonra | Kayıttan önce, taslak üzerinde |
| Erişim | ERP ekranının kurulu olduğu bilgisayar | Tarayıcı |
SSS
Sıkça sorulan sorular
Sohbetle ERP evrak girişi nedir?
Evrakı ERP ekranlarında alan alan doldurmak yerine Türkçe bir cümleyle hazırlatmaktır. ERP Asistanı evrakın taslağını hazırlar; siz onaylayınca ERP’nize kaydedilir.
Onaylamadan ERP’ye bir şey yazılır mı?
Hayır. ERP Asistanı evrakı yalnız taslak olarak hazırlar. Kayıt, onay kartındaki “ERP’ye yaz” düğmesine bastığınızda yapılır; “Vazgeç” derseniz hiçbir şey yazılmaz.
Hangi evraklar girilebilir?
Satış ve alış siparişi, irsaliye ve fatura ile iadeleri, sayım fazlası ve eksiği, depolar arası sevk, sarf, fire, üretim hareketleri, tahsilat, tediye, cari dekont ve POS satışı. Fiyat güncelleme, sipariş kapatma ve kart bilgisi değişikliği de yapılır. Türler ERP’ye ve bağlantıya göre değişir.
KDV oranı nasıl belirlenir?
Satırların KDV oranı ürünün stok kartından okunur. Onay kartında KDV sütunu, ara toplam, KDV ve genel toplam görünür; KDV oranı sıfır olan kalem ayrıca belirtilir.
Logo ve Netsis’e evrak yazmak için ne gerekir?
Logo’da Logo REST, Netsis’te NetOpenX REST bağlantısı gerekir ve bu servislerin dışarıdan erişilebilir olması gerekir. Köprü bağlantısı bu iki ERP’de yalnız okuma yapar.
SAP Business One’a evrak yazılabilir mi?
Evet. Evrak SAP’nin resmi API’si Service Layer bağlantısıyla yazılır; istekler Köprü üzerinden gittiği için port açmanız gerekmez. Stok virmanı, üretim hareketleri ve POS satışı bu yoldan girilmez.
Kendi veritabanıma evrak yazılır mı?
Hayır. Kendi MSSQL ya da MySQL veritabanınızda ERP Asistanı yalnız okuma yapar; rapor, analiz ve otomatik uyarı kullanılabilir, evrak yazılmaz.
İlk evrakınızı bugün sohbetle hazırlatın.
Ücretsiz hesap açın, ERP’nizi bağlayın; evrakı Türkçe yazın, taslağı inceleyip onayınızla ERP’ye kaydedin.