Kritik Stok Uyarısı: Stok Bitmeden Haberiniz Olsun

Bir distribütör için en pahalı cümle "o ürün şu an yok"tur. Müşteri bekletilir, sipariş rakibe gider, aylardır çalıştığınız bayi alternatif tedarikçi aramaya başlar. Tersi de pahalıdır: her ürünü "ne olur ne olmaz" diye fazla stoklamak, nakdinizi depoya kilitler. Bu yazıda kritik stok seviyesinin nasıl belirleneceğini, ERP'nizde nerede tanımlandığını ve kritik stok uyarısını Şirket Ajanları ile nasıl kendiliğinden alacağınızı anlatıyoruz.

Kritik stok nedir?

Kritik stok, bir ürünün yeniden sipariş verilmesi gereken seviyesidir. Eldeki miktar bu seviyenin altına düştüğünde, yeni mal gelene kadar stoğun bitme riski başlar. Doğru belirlenmiş bir kritik seviye iki soruya cevap verir:

• Ne zaman sipariş vermeliyim? Eldeki miktar kritik seviyeye indiğinde.
• Ne kadar güvenlik payı tutmalıyım? Satışın beklenenden hızlı gittiği ya da tedarikin geciktiği günleri karşılayacak kadar.

Kritik seviye nasıl hesaplanır?

En yaygın ve anlaşılır formül şudur:

Kritik seviye = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoku

• Günlük ortalama satış: Son 30, 60 ya da 90 günün satış miktarının gün sayısına bölümü. Mevsimsel ürünlerde geçen yılın aynı dönemine bakmak daha doğrudur.
• Tedarik süresi: Siparişi verdiğiniz andan malın deponuza girdiği ana kadar geçen gün sayısı. Tedarikçiden tedarikçiye değişir.
• Emniyet stoku: Satışın ani yükselmesi ya da tedarikin gecikmesi için tutulan ek miktar. Genellikle birkaç günlük satış kadardır; kritik ürünlerde daha fazla tutulur.

Örnek: Bir ürün günde ortalama 40 adet satılıyor, tedarikçi siparişi 7 günde getiriyor ve 3 günlük emniyet payı tutmak istiyorsunuz. Kritik seviye 40 × 7 + 40 × 3 = 400 adettir. Eldeki miktar 400'ün altına düştüğü gün sipariş verilmelidir.

Bu hesabı her ürün için bir kez yapıp unutmak hatadır. Satış hızı değiştikçe kritik seviye de değişmelidir. Üç ayda bir gözden geçirmek iyi bir alışkanlıktır.

Kritik seviye ERP'nizde nerede durur?

Dört büyük ERP'de de ürün kartında minimum stok seviyesi için bir alan vardır. Bu alan doluysa kritik stok raporu doğrudan ERP verisinden üretilebilir:

Pek çok işletmede bu alanlar boştur ya da yıllar önce girilmiş eski değerler taşır. İlk adım, en çok satan ürünlerinizden başlayarak bu alanları yukarıdaki formülle doldurmaktır. Alan boşsa bile kritik stok takibi yapılabilir: rapor, minimum seviye yerine satış hızından hesaplanan "kaç güne yeter" değerine bakar.

İyi bir kritik stok raporunda neler olmalı?

Yalnızca "minimum seviyenin altındaki ürünler" listesi yetmez. Karar vermenizi sağlayacak rapor şu kolonları taşımalıdır:

• Stok kodu ve ürün adı
• Eldeki miktar (depo bazında, çok depolu yapıda ayrıca toplam)
• Minimum seviye
• Son 30 günün günlük ortalama satışı
• Kaç güne yeter: eldeki miktar bölü günlük ortalama satış
• Yoldaki miktar: verilmiş ama henüz gelmemiş alış siparişleri. Bu kolon olmadan, zaten sipariş edilmiş bir ürün için ikinci kez sipariş verme riski vardır.
• Son alış tarihi ve tedarikçi

Sıralama da önemlidir: listeyi "kaç güne yeter" değerine göre küçükten büyüğe sıralayın. En üstteki satırlar en acil olanlardır. Günde bir adet satılan bir ürünün minimum seviyenin altına düşmesi ile günde yüz adet satılan bir ürünün düşmesi aynı aciliyette değildir.

Mikro kullanıyorsanız depo bazında stok sorguları için Mikro stok ve depo raporu yazısı iyi bir başlangıçtır.

Kritik stok uyarısını kendiliğinden alın

Bu raporu her sabah elle hazırlamak yerine Şirket Ajanları'na bir kez söylemeniz yeterli:

"Her sabah 07:30'da eldeki miktarı minimum stok seviyesinin altına düşen ürünleri, kaç güne yeteceği ve yoldaki sipariş miktarıyla birlikte satinalma@firmaniz.com adresine Excel olarak gönder. Listede ürün yoksa gönderme."

Ajan bu tarifi sizin veritabanınızda dener, sonucun gerçekten anlamlı olduğunu kontrol eder ve görevi kurar. Bundan sonra liste her sabah satın alma ekibinizin gelen kutusundadır; listede ürün olmayan sabahlar boş e-posta gelmez. Görev kurulduktan sonra her sabah sorgu doğrudan ERP'nizde koşar.

Gün içinde daha sık takip istiyorsanız ERP Asistanı'nda bir eşik bekçisi de kurabilirsiniz: belirlediğiniz aralıkla (en sık beş dakikada bir) kritik seviyenin altındaki ürünleri kontrol eder ve listede ürün olduğunda size bildirim ve e-posta gönderir. Çok hızlı dönen ürünlerde sabah raporunu bekleyemeyeceğiniz durumlar için uygundur.

Tek seferlik sorular için Türkçe sorun

Her soru düzenli bir rapor gerektirmez. Satın alma toplantısından önce ya da bir tedarikçiyle görüşürken ERP Asistanı'na doğrudan sorabilirsiniz:

• "A tedarikçisinden aldığımız ürünlerden 15 günden az yetecek stoğu kalanları listele."
• "Son 90 günde satışı geçen yılın aynı dönemine göre iki katına çıkan ürünlerin minimum stok seviyelerini göster."
• "Merkez depoda kritik seviyenin altında olan ama diğer depolarda stoğu bulunan ürünler hangileri?"

Cevap ERP'nizin kendi verisinden tablo olarak gelir; Excel'e indirip satın alma siparişine dönüştürebilirsiniz.

Kritik stokla birlikte izlenmesi gereken iki şey

Negatif stok. Eldeki miktarı eksiye düşen ürün, kritik stok hesabını da bozar: eksi bir sayı "stok bitti" gibi görünür ama asıl sorun girilmemiş bir alış ya da yanlış depoya yazılmış bir harekettir. Şirket Ajanları'nda negatif stok kontrolü dört ERP'de de hazırdır ve sorunu kanıtıyla bildirir.

Ölü stok. Kritik stokun tersi: aylardır hareket görmeyen ve depoda yer kaplayan ürünler. Nakdinizin bir kısmı buradadır. Ajana ölü stok raporunu da aylık olarak kurdurmak, satın alma kararlarını dengelemenize yardım eder.

Sık yapılan hatalar

• Yoldaki siparişi hesaba katmamak. Aynı ürün için iki kez sipariş verilir.
• Tek depoya bakmak. Bir depoda kritik seviyenin altında olan ürün, diğer depoda bolca bulunabilir. Önce transfer düşünülmelidir.
• Minimum seviyeyi hiç güncellememek. Satış hızı iki katına çıkmış bir ürün için eski seviye artık geç kalmış bir uyarıdır.
• Rezerve stoku görmezden gelmek. Eldeki miktarın bir kısmı açık siparişlere ayrılmışsa, satılabilir miktar daha düşüktür.

Her sabah bakılması gereken diğer raporlar için patronun her sabah bakması gereken 10 rapor yazısına göz atabilirsiniz.

Sık sorulanlar

ERP'mde minimum stok alanı boş. Kritik stok takibi yapabilir miyim? Evet. Rapor, minimum seviye yerine son dönemdeki satış hızından hesaplanan "kaç güne yeter" değerine göre de kurulabilir. Uzun vadede en çok satan ürünlerinizin minimum seviyesini doldurmanız önerilir.

Kritik stok listesi her sabah kendiliğinden gelebilir mi? Evet. Şirket Ajanları'na bir kez söylediğinizde liste her sabah belirlediğiniz saatte ve adrese Excel, PDF ya da e-posta gövdesinde tablo olarak gönderilir. "Listede ürün yoksa gönderme" diyebilirsiniz.

Gün içinde daha sık kontrol edilebilir mi? Evet. ERP Asistanı'nda kuracağınız eşik bekçisi, belirlediğiniz aralıkla kontrol eder ve kritik seviyenin altında ürün olduğunda haber verir.

Hangi ERP'lerle çalışır? Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One ile.

Stoğunuz bitmeden önce haberiniz olsun.

Şirket Ajanları → · Yapay zekâ ile ERP raporlama →