Vadesi Geçen Alacak Takibi: Doğru Hesap ve Her Sabah Liste

Toptan satış yapan bir işletmede nakit sıkışıklığının en yaygın sebebi satışın azlığı değil, tahsilatın gecikmesidir. Kâğıt üzerinde kârlı bir ay, vadesi geçen alacaklar yüzünden maaş gününde sıkıntıya dönüşebilir. Bu yazıda vadesi geçen alacak takibinin nasıl doğru yapılacağını, raporda en sık yapılan hataları ve takibi her sabah kendiliğinden nasıl önünüze getireceğinizi anlatıyoruz. Takibi Şirket Ajanları ile otomatikleştirebilir, tek seferlik analizleri ise yapay zekâ ile ERP raporlama üzerinden Türkçe sorarak alabilirsiniz.

Bakiye ile vadesi geçen alacak aynı şey değildir

En sık karışıklık buradan doğar. Bir carinin bakiyesi, bugüne kadar kesilen bütün faturalardan yapılan bütün tahsilatlar düşüldükten sonra kalan tutardır. Vadesi geçen alacak ise bu bakiyenin, vadesi bugünden önce dolmuş kısmıdır.

İki örnek:

• Bir carinin bakiyesi yüksek ama bütün faturaları geçen hafta kesilmiş ve vadesi 60 gün. Vadesi geçen alacağı sıfırdır; endişelenecek bir şey yok.
• Bir başka carinin bakiyesi düşük ama bu bakiye dört ay önce kesilmiş tek bir faturadan kalıyor. Vadesi geçen alacağı bakiyesinin tamamıdır ve 90 günü aşmıştır; acil aranması gereken cari budur.

Bakiye sıralı bir liste ikinci cariyi listenin dibine iter. Bu yüzden takip, bakiyeyle değil vadesi geçen tutarla yapılmalıdır.

Doğru hesabın üç adımı

1. Açık faturaları bulun. Her carinin henüz kapanmamış faturaları listelenir. Tahsilatlar genellikle en eski faturadan başlayarak kapatılır (ilk giren ilk kapanır). ERP'niz kapama eşleştirmesini tutuyorsa onu kullanın; tutmuyorsa en eski faturadan başlayan kapama varsayımı makul bir yaklaşımdır.

2. Her faturanın vadesini belirleyin. Vade, faturanın kendi vade tarihi ya da fatura tarihine eklenen vade günüdür. Bazı işletmelerde vade siparişte ya da cari kartta tanımlanır. Hangi alanın esas alındığını bir kez netleştirin ve her raporda aynı kuralı kullanın.

3. Gecikmeyi dilimlere ayırın. Bugünün tarihi ile vade tarihi arasındaki farka göre her açık tutarı bir dilime koyun: 0-30, 31-60, 61-90 ve 90 gün üstü. Bu dilimlere "yaşlandırma" denir ve tahsilat önceliğini belirler.

ERP'nize özel sorgu örnekleri için: Mikro cari yaşlandırma raporu, SAP Business One cari bakiye ve yaşlandırma, Netsis cari ekstre ve bakiye, Logo stok ve cari bakiye.

En sık yapılan beş hata

1. Borç ve alacak yönünü ters kurmak. Müşteriniz borçlu yerine alacaklı görünür; liste anlamsızlaşır.

2. İptal edilmiş evrakları saymak. İptal edilen bir fatura hâlâ alacak gibi görünür ve müşteriyi boşuna ararsınız. Bu, müşteri ilişkisine en çok zarar veren hatadır.

3. Çek ve senetleri unutmak. Müşteri borcunu vadeli çekle kapattıysa cari bakiyesi düşmüştür ama nakit henüz gelmemiştir. Çek ve senetlerin vadesi ayrı bir takip ister.

4. Dövizli carileri TL'ye çevirmeden toplamak. Euro bakiyesi ile TL bakiyesi aynı sütunda toplanırsa rapor tamamen yanlış olur.

5. Vade alanını körlemesine hesaplamak. Bazı ERP'lerde vade alanı tarih, bazılarında gün sayısı, bazılarında da özel bir kodlama taşır. Alanın ne anlama geldiğini doğrulamadan yapılan tarih hesabı, sessizce yanlış sonuç üretir.

Takibi her sabah kendiliğinden yapın

Vadesi geçen alacak listesi, bir kez hazırlanıp unutulacak bir rapor değildir. Her gün değişir ve değeri, güncel olduğu sürece vardır. Şirket Ajanları bu işi üstlenir:

Her sabah e-postanızda

Ajana bir kez söylersiniz: "Vadesi 30 günü geçen alacakları cari bazında, en yüksek tutar en üstte olacak şekilde her sabah 08:00'de finans@firmaniz.com adresine PDF olarak gönder." Ajan sorguyu sizin veritabanınızda dener, sonucun gerçekten dolu ve anlamlı olduğunu kontrol eder ve görevi kurar. Ertesi sabahtan itibaren liste, ajanın adıyla gelen kutunuzdadır. Excel ya da e-posta gövdesinde tablo olarak da alabilirsiniz. İsterseniz "yalnız listede kayıt varsa gönder" diyerek boş rapor gelmesini de önlersiniz.

Bu kalıcı görev bir kez kurulduktan sonra her sabah kendiliğinden çalışır; her koşuda yapay zekâ yeniden çağrılmaz, sorgu doğrudan ERP'nizde koşar.

Risk sinyalleri panoda

Şirket Ajanları'nın finans ve satış ajanları tahsilat riskini de izler: bir carinin ödeme gecikmesinin uzaması, risk limitini aşan bakiyeler, vadesi geçmiş borcu varken yeni sipariş alınması gibi durumlar kanıt tablosuyla panonuza düşer ve rol rehberinizdeki ilgili kişiye bildirilir.

Onaylı aksiyon

Mikro ve Logo'da ajan, ödeme alışkanlığı bozulan bir cari için satış kilidi, Netsis'te ise risk sınırı düzenlemesi önerebilir. Öneri ERP'nize yalnız sizin onay düğmenizle yazılır; eski değer saklandığı için aksiyon geri alınabilir. Kontrol her zaman sizde kalır.

Tahsilat ekibi listeyi nasıl kullanmalı?

İyi bir vadesi geçen alacak listesi tahsilat ekibine bir iş sırası verir:

• 90 gün üstü: Satış temsilcisi ve finans müdürü birlikte arar. Yeni sevkiyat bu cari için durdurulur ya da peşin/teminatlı çalışılır.
• 61-90 gün: Finans arar, yazılı ödeme taahhüdü ister.
• 31-60 gün: Hatırlatma e-postası ve telefon.
• 0-30 gün: İzlenir; ödeme planı varsa takvime işlenir.

Listeyi satış temsilcisine göre bölmek de işe yarar: her temsilci yalnız kendi carilerini görür ve sorumluluk netleşir. Ajana "aynı raporu her temsilciye yalnız kendi carileriyle gönder" diye ayrı görevler kurdurabilirsiniz.

Tahsilatla ilgili anlaşmazlıkların önemli bir kısmı bakiye farkından doğar: siz bir tutar görürsünüz, müşteriniz başka bir tutar. Bu farkları düzenli olarak kapatmanın yolu cari mutabakattır.

Tek seferlik sorular için Türkçe sorun

Bir müşteri görüşmesinden önce ya da yönetim toplantısında hızlı bir cevap gerektiğinde ERP Asistanı'na doğrudan sorabilirsiniz:

• "Vadesi 60 günü geçen alacakları satış temsilcisine göre grupla."
• "Son üç ayda ortalama ödeme gecikmesi en çok artan on cari kim?"
• "Vadesi geçmiş borcu olduğu hâlde bu hafta yeni sipariş veren cariler hangileri?"

Cevap ERP'nizin kendi verisinden tablo ve grafikle gelir; Excel'e indirebilir, beğendiğiniz analizi menünüze kaydedebilirsiniz.

ERP'ye göre notlar

• Mikro: İptal kayıtları ve cari cinsi ayrımı (müşteri, banka, kasa) mutlaka filtrelenmelidir. Mikro raporlama.
• Logo: Firma ve dönem bilgisi kuruluma özeldir; iptal edilmiş satırlar ayıklanmalıdır. Logo raporlama.
• Netsis: Çok şubeli yapıda şube ayrımı göz önünde tutulmalıdır. Netsis raporlama.
• SAP Business One: Cari kartındaki toplam bakiye alanı yerine açık kalemlerden hesap daha güvenilirdir. SAP Business One raporlama.

Sık sorulanlar

Vadesi geçen alacak ile cari bakiye arasındaki fark nedir? Bakiye, carinin toplam borcudur. Vadesi geçen alacak ise bu borcun vadesi bugünden önce dolmuş kısmıdır. Takip vadesi geçen tutarla yapılmalıdır.

Liste her sabah kendiliğinden gelebilir mi? Evet. Şirket Ajanları'na bir kez söylediğinizde liste her sabah belirlediğiniz saatte ve adrese PDF, Excel ya da e-posta gövdesinde tablo olarak gönderilir.

Ajan cariyi kendisi bloke eder mi? Hayır. Mikro ve Logo'da satış kilidi, Netsis'te risk sınırı düzenlemesini önerebilir; ERP'ye yazılması yalnız sizin onayınızla olur ve geri alınabilir.

Çek ve senetler bu listeye girer mi? Cari bakiyeyi kapatan çek ve senetler ayrı bir vade takibi ister. Ajana çek ve senetlerin vadesini de içeren ayrı bir rapor kurdurabilirsiniz.

Vadesi geçen alacakları ay sonunda değil, her sabah görün.

Şirket Ajanları → · Yapay zekâ ile ERP raporlama →