Cari Mutabakat Mektubu Otomasyonu: Ekstre, Cevap ve Fark Analizi

Cari mutabakat, muhasebenin en çok zaman alan ve en az sevilen işlerinden biridir. Yüzlerce cari için tek tek ekstre çıkarılır, e-posta hazırlanır, gönderilir; sonra cevaplar beklenir, "mutabıkız" diyenler işaretlenir, itiraz edenlerle satır satır fark aranır. Çoğu işletmede bu iş dönem sonuna sıkışır ve yarım kalır. Bu yazıda cari mutabakat mektubu sürecinin nasıl otomatikleştirileceğini: ekstrelerin kendiliğinden gönderilmesini, cevapların okunmasını ve itirazlardaki farkın evrak evrak bulunmasını Şirket Ajanları üzerinden anlatıyoruz.

Cari mutabakat neden önemli?

Sizin defterinizdeki bakiye ile müşterinizin ya da tedarikçinizin defterindeki bakiye her zaman aynı değildir. Farkın sebepleri bellidir:

• Bir tarafa girilmiş ama diğer tarafa henüz girilmemiş fatura ya da iade
• Farklı tarihlere kaydedilmiş tahsilat veya ödeme
• Yanlış cariye yazılmış bir hareket
• Kur farkı, iskonto ya da fiyat farkı faturası

Bu farklar zamanında bulunmazsa birikir. Tahsilat görüşmesi bakiye tartışmasına döner, yıl sonu kapanışı uzar, denetimde açıklanamayan farklar çıkar. Düzenli mutabakat, bu farkları küçükken ve kaynağı hatırlanırken kapatmanın yoludur.

Not: Burada anlatılan, cari hesap bakiyesi ve ekstre mutabakatıdır. Vergi mevzuatındaki Ba-Bs form mutabakatı ayrı bir süreçtir.

Elle mutabakat neden yarım kalır?

Klasik süreç şöyle işler: muhasebeci ERP'den her cari için ekstre alır, Excel'e aktarır, e-postaya ekler, gönderir. Cevaplar farklı kişilerden, farklı biçimlerde gelir: kimi "mutabıkız" yazar, kimi kendi ekstresini Excel olarak yollar, kimi PDF gönderir, kimi hiç cevap vermez. İtiraz edenlerin ekstresi sizinkiyle satır satır karşılaştırılır. Yüzlerce cari için bu iş günler sürer ve en çok iş yükünün olduğu dönem sonuna denk gelir.

Şirket Ajanları ile mutabakat nasıl işler?

Şirket Ajanları'nda her firma için kurulu bir Mutabakat Ajanı vardır. Süreç uçtan uca onun sorumluluğundadır.

1. Planı bir kez kurarsınız

Şirket Ajanları panosundaki Mutabakat sekmesinde şunları belirlersiniz:

• Ne zaman: Elle tek seferlik başlatma ya da haftada bir / ayda bir (gün ve saat seçerek) düzenli tur.
• Hangi carilere: Varsayılan olarak bakiyesi olan tüm cariler. İsterseniz listeden seçtiğiniz carilerle sınırlarsınız. "Tümü" seçiliyken sonradan açılan cariler de kendiliğinden kapsama girer.
• Kapsam: Ekstrenin kaç günü kapsayacağı (varsayılan 90 gün), mektup gönderilecek en düşük bakiye ve bir turda en fazla kaç cariye gönderileceği.
• Yanıt süresi: Carinin cevap vermesi için tanınan süre (varsayılan 7 gün).

2. Ekstreler ERP'den doğrudan gelir

Tur başladığında ajan, her carinin dönem başı devrini, dönem içindeki borç ve alacak toplamlarını, güncel bakiyesini ve son hareketlerini doğrudan ERP'nizden çeker. Mektuptaki rakamları yapay zekâ yazmaz; tutarlar ERP'deki kayıtlarla birebir aynıdır. Her cari, kendi ekstresinin bulunduğu e-postayı alır.

Alıcı adresi carinin kartından okunur. Mikro'da cari kartındaki ayrı mutabakat e-posta adresi alanı doluysa önce o kullanılır, boşsa genel e-posta adresi. SAP Business One'da cari kartında e-posta yoksa ilgili kişinin adresine bakılır. E-posta adresi olmayan cariler atlanır ve listede ayrıca görünür.

3. Güvenli başlangıç: test kipi

İlk kurulumda mutabakat test kipinde başlar: bütün mektuplar önce sizin belirlediğiniz tek bir adrese gider, konu satırında "test" ibaresi ve gövdede gerçek alıcının adresi görünür. Mektupların biçimini ve rakamlarını kontrol edip emin olduktan sonra test kipini kapatırsınız; gerçek carilere gönderim ancak o zaman başlar.

4. Cevaplar kendiliğinden okunur

Cariler mektubu yanıtladığında cevap doğru kaleme işlenir; her mektubun kendi konuşma kimliği vardır. Ajan cevabı üç sınıftan birine ayırır:

• Onay: Cari bakiyeyi teyit etmiştir. Kalem kapanır ve cariye teyit bilgisi gider.
• İtiraz: Cari farklı bir bakiye bildirmiştir ya da bir kalemi kabul etmemektedir. Bir sonraki adıma geçilir.
• Belirsiz: Cevaptan net bir sonuç çıkmıyorsa bu durum belirsiz olarak işaretlenir. Belirsiz bir cevap hiçbir zaman onay sayılmaz.

Yanıt süresi içinde cevap vermeyen cariler "cevapsız" olarak kaydedilir. Cevapsızlık bir hata sayılmaz; tur kapanır ve özet olarak kaç cari mutabık, kaç cari itirazlı, kaç cari cevapsız kaldı panoda görünür.

5. İtirazda fark evrak evrak bulunur

Mutabakatın asıl zor kısmı itirazdır ve ajanın en çok zaman kazandırdığı yer burasıdır. Cari kendi ekstresini e-postanın gövdesinde ya da ek olarak (Excel, PDF, Word ya da CSV) gönderirse:

• Ajan karşı tarafın ekstresini satırlara çevirir.
• Sizin tarafınızda dönemin tamamı ERP'den yeniden çekilir.
• İki ekstre evrak evrak eşleştirilir: önce belge numarasıyla, sonra tarih ve tutarla, en sonda birkaç günlük tarih kaymasına izin vererek tutarla.
• Sonuç üç kovada gösterilir: yalnız bizde olanlar, yalnız onlarda olanlar ve tutarı farklı olanlar. Bu eşleşmelerle açıklanan fark ve açıklanamayan fark ayrı ayrı yazılır; açıklanamayan fark gizlenmez.

Karşılaştırma aritmetiği yapay zekâya bırakılmaz; eşleştirme ve fark hesabı kesin kurallarla yapılır. Karşı taraf kendi defterini sizinkinin tersi yönde tutuyorsa (sizin borç dediğinize alacak diyorsa) bu da tespit edilip hesaba katılır.

6. Sorumlu kişiye iletilir

İtiraz geldiğinde ajan, rol rehberinizde mutabakattan ya da muhasebeden sorumlu kişiye iki tarafın ekstresiyle ve fark tablosuyla bir e-posta gönderir. Aynı zamanda panoda yüksek önemli bir bulgu açılır. Cari ikinci kez itiraz ederse cariye "durumunuz ilgili kişiye iletildi" bilgisi gider ve sorumluya ikinci bir uyarı çıkar.

Panodaki her kalemde yazışmanın tamamını (giden mektup, gelen cevaplar) ve fark raporunu tek ekranda görürsünüz.

Bu süreç size ne kazandırır?

• Zaman: Ekstre çıkarma, e-posta hazırlama ve cevap takibi muhasebe ekibinin elinden çıkar. Ekip yalnız gerçekten itiraz edilen kalemlerle uğraşır.
• Düzen: Mutabakat dönem sonuna sıkışmaz; ayda bir ya da haftada bir kendiliğinden yapılır. Farklar küçükken bulunur.
• İz: Kime ne zaman hangi bakiyeyle mektup gittiği, kimin ne cevap verdiği kayıt altındadır. Denetimde bu kayıt işinizi kolaylaştırır.
• Doğruluk: Mektuptaki rakamlar ERP'den birebir gelir; belirsiz cevap onay sayılmaz; fark hesabı kesin kurallarla yapılır.

Hangi ERP'lerde çalışır?

Cari mutabakat Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One kurulumlarında çalışır. Ekstreler Türk lirası bazında hazırlanır; dövizli hareketler TL karşılığıyla yer alır. Mutabakat cevabı hiçbir koşulda ERP'nize kayıt yazmaz; ERP'de düzeltme gerekiyorsa bunu siz yaparsınız.

ERP bağlantınızın ayrıntıları için: Mikro, Logo, Netsis, SAP Business One.

Mutabakattan önce bakiyenizi doğrulayın

Mutabakat mektubu, sizin tarafınızdaki bakiye doğruysa işe yarar. Mektup göndermeden önce iptal edilmiş evrakların, mükerrer faturaların ve yanlış cariye yazılmış hareketlerin temizlenmiş olması gerekir. Şirket Ajanları'nın mükerrer fatura ve bağlantısız hareket kontrolleri bu temizliği her gün yapar. Cari ekstresinin nasıl okunacağını merak ediyorsanız Mikro cari ekstre ve bakiye raporu yazısına, tahsilat tarafı için vadesi geçen alacak takibi yazısına bakabilirsiniz.

Sık sorulanlar

Mutabakat mektupları ne sıklıkla gönderilebilir? Elle tek seferlik başlatabilir ya da haftada bir veya ayda bir, seçtiğiniz gün ve saatte kendiliğinden gönderilecek şekilde planlayabilirsiniz.

İlk kurulumda gerçek carilere hemen e-posta gider mi? Hayır. Mutabakat test kipinde başlar; bütün mektuplar önce sizin belirlediğiniz adrese gelir. Gerçek carilere gönderim ancak test kipini siz kapatınca başlar.

Cari kendi ekstresini Excel ya da PDF olarak gönderirse ne olur? Ek dosya okunur, satırlara çevrilir ve sizin ekstrenizle evrak evrak karşılaştırılır. Yalnız sizde olan, yalnız carinin defterinde olan ve tutarı farklı olan kalemler ayrı ayrı gösterilir.

Cevap vermeyen cariler için hatırlatma gider mi? Yanıt süresi dolunca cevap vermeyen cariler cevapsız olarak işaretlenir; ikinci bir hatırlatma e-postası gönderilmez.

Mektuplardaki rakamlar nereden geliyor? Doğrudan ERP'nizden. Devir, dönem borcu, dönem alacağı, bakiye ve hareketler ERP kayıtlarıyla birebir aynıdır; yapay zekâ rakam üretmez.

Hangi ERP'lerde çalışır? Mikro, Logo, Netsis ve SAP Business One'da.

Mutabakatı dönem sonuna bırakmayın; ekstreler kendiliğinden gitsin, farklar evrak evrak önünüze gelsin.

Şirket Ajanları → · Şirket Ajanları kullanım rehberi →