Patronun Her Sabah Bakması Gereken 10 Rapor (ERP Kontrol Listesi)

Bir toptancı ya da distribütörün günü genellikle aynı soruyla başlar: "Dün ne oldu, bugün neye dikkat etmeliyim?" ERP'nizde bu sorunun cevabı vardır ama on ayrı ekrana dağılmış hâlde. Bu yazıda, Mikro, Logo, Netsis ya da SAP Business One kullanan bir işletmenin sahibinin ya da finans müdürünün her sabah beş dakikada bakması gereken 10 raporu sıralıyoruz. Her birinde neden önemli olduğunu, neye bakılacağını ve en sık yapılan okuma hatasını anlatıyoruz. Sonunda da bu raporları her sabah tek tek açmak yerine yapay zekâ ile ERP raporlama yaklaşımıyla nasıl önünüze getirebileceğinizi gösteriyoruz.

Neden "sabah raporu"?

Ay sonu raporları geçmişi anlatır; sabah raporu ise bugün müdahale edebileceğiniz şeyi gösterir. Vadesi dün dolan bir alacak bugün aranırsa tahsil edilir, üç hafta sonra fark edilirse pazarlık konusu olur. Stoku biten ürün bugün sipariş edilirse rafta boşluk oluşmaz. Sabah raporunun değeri, karar ile olay arasındaki süreyi kısaltmasındadır.

İyi bir sabah raporu üç özellik taşır: kısadır (bir ekrana sığar), kıyaslıdır (dünü önceki günle ya da geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırır) ve istisnayı öne çıkarır (her şeyin yolunda olduğu satırları değil, sapan satırları gösterir).

1. Dünkü satış ve ciro

Ne gösterir: Dün kesilen satış faturalarının toplamı, fatura sayısı ve ortalama sepet. Yanına bu ayın şu ana kadarki toplamı ve geçen ayın aynı gününe kadarki toplamı.

Neye bakın: Tek günlük düşüş çoğu zaman gürültüdür; üç gün üst üste düşüş ise sinyaldir. Ay içi kümülatif çizgi, hedefe göre nerede olduğunuzu söyler.

Sık hata: İade faturalarını ve iptal edilmiş evrakları ayıklamadan toplamak. Ciro olduğundan yüksek görünür. Bu tuzakların tam listesi ERP raporlamada en sık 10 hata yazısında.

2. Dünkü tahsilat ve ödemeler

Ne gösterir: Dün kasaya, bankaya, çek ve senet olarak giren tahsilatlar ile yapılan ödemeler. Müşteri bazında en büyük beş tahsilat.

Neye bakın: Satışla tahsilat arasındaki makas. Satış artıyor ama tahsilat yerinde sayıyorsa büyüme size nakit değil alacak getiriyor demektir.

3. Vadesi geçen alacaklar

Ne gösterir: Vadesi dolmuş ama ödenmemiş tutarlar, cari bazında ve gün aralıklarına (0-30, 31-60, 61-90, 90+) bölünmüş olarak.

Neye bakın: Listenin tepesindeki on cari ve 90 gün üstü dilim. Bir carinin dilimi bir aydan ötekine kayıyorsa ödeme alışkanlığı bozuluyor demektir.

Sık hata: Toplam bakiyeyi "vadesi geçen" sanmak. Bakiyesi yüksek bir cari, vadesi gelmemiş faturalar yüzünden tamamen sağlıklı olabilir. Doğru hesap, açık faturaları vadesiyle tek tek eşleştirmeyi ister. Ayrıntı: vadesi geçen alacak takibi.

4. Açık siparişler ve geciken sevkiyatlar

Ne gösterir: Alınmış ama henüz sevk edilmemiş satış siparişleri; teslim tarihi geçmiş olanlar ayrı bir başlıkta.

Neye bakın: Teslim tarihi dün ya da daha önce dolan siparişler. Bunlar müşteri telefonu gelmeden önce yakalanması gereken satırlardır. Mikro kullanıyorsanız Mikro açık sipariş raporu yazısı bu raporu adım adım kurar.

5. Faturalanmamış sevk irsaliyeleri

Ne gösterir: Malı çıkmış ama faturası kesilmemiş irsaliyeler.

Neye bakın: Bir haftadan eski irsaliyeler. Bu satırlar kayıp ciro, geciken tahsilat ve ay sonunda uyuşmayan stok demektir. Distribütörlerde en çok gözden kaçan rapordur, çünkü hiçbir ekran kendiliğinden "faturası yok" diye uyarmaz.

6. Kritik stok

Ne gösterir: Eldeki miktarı, ürün kartında tanımlı minimum stok seviyesinin altına düşen ürünler; yanında son 30 günün ortalama günlük satışı ve "kaç güne yeter" tahmini.

Neye bakın: Çok satan ama birkaç günlük stoku kalan ürünler. Minimum seviyenin altına düşen her ürün aynı aciliyette değildir; satış hızı önceliği belirler. Ayrıntı: kritik stok uyarısı.

7. Negatif stok

Ne gösterir: Eldeki miktarı eksiye düşmüş ürünler ve depolar.

Neye bakın: Eksi stok fiziksel olarak mümkün değildir; mutlaka girilmemiş bir alış, yanlış depoya yazılmış bir hareket ya da sayım farkı vardır. Düzeltilmeden bırakılan eksi stok, maliyet ve kâr hesabını da bozar.

8. Zararına ve sıfır fiyatlı satışlar

Ne gösterir: Satış fiyatı son alış fiyatının altında kalan ürünler ile miktarı olduğu hâlde tutarı sıfır girilmiş satış satırları.

Neye bakın: Kampanya kaynaklı bilinçli zararı yanlış girilmiş fiyattan ayırmak. Sıfır fiyatlı satış neredeyse her zaman bir giriş hatasıdır ve fark edilmezse bedava mal çıkışı olarak kalır. Ürün bazında kârlılık için Mikro maliyet ve kâr analizi yazısına bakabilirsiniz.

9. Alış fiyatı değişimi

Ne gösterir: Son dönemdeki alış birim fiyatı, önceki dönem ortalamasından belirgin biçimde yüksek olan ürünler.

Neye bakın: Tedarikçi zamları satış fiyatınıza yansımadıysa marjınız sessizce eriyordur. Bazen de sebep zam değil, yanlış girilmiş bir faturadır. Ayrıntı: alış fiyat sapması nasıl yakalanır.

10. Veri sağlığı: mükerrer ve ileri tarihli evrak

Ne gösterir: Aynı cariye aynı gün aynı tutarla kesilmiş birden fazla fatura, bugünden ileri bir tarihe yazılmış evraklar, kartı olmayan bir stoğa ya da cariye yazılmış hareketler.

Neye bakın: Bu liste her gün boş olmalıdır. Boş değilse diğer dokuz raporun rakamları da şüphelidir; çünkü hepsi aynı veriden beslenir.

Bu raporları her sabah tek tek açmayın

On raporu her sabah ERP'nin ayrı ekranlarından çekmek, filtre girmek ve Excel'e aktarmak en az yarım saat alır. Çoğu işletmede bu iş birkaç hafta sonra bırakılır. Daha sürdürülebilir üç yol var:

Türkçe sorun, cevap tablo ve grafikle gelsin

ERP Asistanı'na "dün kesilen satış faturalarının toplamını geçen yılın aynı günüyle karşılaştır" ya da "vadesi 30 günü geçen alacakları cari bazında listele" diye Türkçe yazarsınız. Cevap, ERP'nizin kendi verisinden tablo ve grafikle gelir; isterseniz Excel'e indirirsiniz. Beğendiğiniz analizi menünüze kaydedersiniz; panodaki kartlar en çok bir saat önceki sonucu gösterir, "Yenile" ile hemen güncellenir. Nasıl yapıldığını ERP Asistanı ile canlı analiz rehberi anlatıyor.

Her sabah e-postanıza gelsin

Bir raporu bir kez kurduktan sonra "bunu her sabah 08:00'de bana Excel olarak gönder" demeniz yeterli. Görev bir onay kartıyla kurulur; sonrasında rapor sorun olsa da olmasa da her sabah aynı saatte gelen kutunuzdadır. PDF ya da e-posta gövdesinde tablo olarak da alabilirsiniz.

Yalnız sorun olduğunda haber alın

Raporların bir kısmı (negatif stok, mükerrer fatura, zararına satış, faturalanmamış irsaliye, alış fiyatı sapması) aslında her gün okunması gereken listeler değil, istisna listeleridir. Şirket Ajanları bu kontrolleri gün içinde ve her sabah kendisi çalıştırır; bir sorun bulduğunda kanıt tablosuyla birlikte ilgili kişiye haber verir. Böylece siz on rapor okumazsınız; yalnız sapan satırları görürsünüz.

ERP'nize göre nereden başlamalı?

Raporların mantığı dört ERP'de de aynıdır; değişen, verinin hangi tabloda durduğu ve hangi alanların zorunlu filtre gerektirdiğidir:

• Mikro: v15, v16 ve v17'de iptal kayıtlarını ve borç/alacak yönünü doğru ayıklamak şarttır. Mikro raporlama sayfasında örnek sorular var; ERP bağlantısının tamamı için Mikro entegrasyonu.
• Logo: Firma ve dönem numaraları kuruluma göre değişir; rapor bunları sizin veritabanınızdan okumalıdır. Bkz. Logo raporlama ve Logo entegrasyonu.
• Netsis: Çok şubeli kurulumlarda şube ve işletme ayrımı rapora doğru yansıtılmalıdır. Bkz. Netsis raporlama ve Netsis entegrasyonu.
• SAP Business One: Cari bakiye için kart üzerindeki toplam alan yerine açık kalemlerden hesap daha güvenilirdir. Bkz. SAP Business One raporlama ve SAP Business One entegrasyonu.

Sık sorulanlar

Sabah raporu kaç rapordan oluşmalı? Bir ekrana sığacak kadar. Bu listedeki on rapor bir başlangıçtır; işletmenize uymayanları çıkarın, istisna listelerini (negatif stok, mükerrer fatura gibi) okumak yerine yalnız sorun olduğunda haber alacak şekilde kurun.

Bu raporlar için SQL bilmem gerekir mi? Hayır. Soruyu Türkçe yazarsınız; sorgu ERP'nizin gerçek şemasına göre kurulur ve sonucu tablo ve grafik olarak görürsünüz.

Raporlar her sabah kendiliğinden gelebilir mi? Evet. Bir raporu bir kez kurduktan sonra belirlediğiniz saatte Excel, PDF ya da e-posta gövdesinde tablo olarak gönderilmesini isteyebilirsiniz.

Hangi ERP'lerle çalışır? Mikro (v15, v16, v17), Logo, Netsis ve SAP Business One ile.

Her sabah on ekranı dolaşmak yerine sorunuzu Türkçe yazın, cevabı kendi verinizden alın.

Yapay zekâ ile ERP raporlama → · Şirket Ajanları →