WhatsApp Siparişinden B2B Portala Geçiş: 4 Haftalık Plan

Bayileriniz siparişi hâlâ WhatsApp'tan fotoğraf, sesli mesaj ya da "geçen seferkinin aynısı" diye gönderiyorsa, siparişin asıl işi mesaj geldikten sonra başlıyor demektir: biri mesajı okuyor, ürün kodunu arıyor, fiyatı kontrol ediyor ve her şeyi ERP'ye yeniden yazıyor. Bu yazıda WhatsApp siparişinin büyüdükçe neden pahalılaştığını, bayilerinizi dört haftada bir B2B bayi portalı üzerinden sipariş vermeye nasıl geçirebileceğinizi ve geçişin başarılı olup olmadığını hangi sayılarla ölçeceğinizi anlatıyoruz.

WhatsApp siparişi neden başta kolay, sonra pahalıdır?

WhatsApp ile sipariş almak başlarken kusursuz görünür: bayi zaten uygulamayı kullanıyor, kurulum yok, eğitim yok. Sorun, sipariş sayısı arttıkça görünmeyen işlerin de artmasıdır.

• Her sipariş iki kez yazılır. Bayi bir kez yazar, satış ekibiniz ERP'ye bir kez daha yazar. Günde elli sipariş, elli kez elle giriş demektir.
• Kod yerine tarif gelir. "Mavi kapaklı büyük boy", "geçen ay aldığım deterjan" gibi tarifler, doğru ürünü bulmak için telefon trafiği doğurur. Yanlış kod, yanlış sevkiyat ve iade olarak geri döner.
• Fiyat soruları bitmez. "Fiyatım ne, iskontom kaç, bakiyem ne kadar?" sorularının her biri birinin işini bölüp ERP'ye bakmasını gerektirir.
• Sipariş kişiye bağlıdır. Mesajlar satış temsilcisinin telefonunda durur. Temsilci izindeyse ya da işten ayrılırsa siparişin geçmişi de onunla gider.
• Akşam gelen sipariş sabaha kalır. Bayi siparişini akşam dokuzda atar; sabah ilk iş bütün gecenin mesajları tek tek ayıklanır.
• Kayıt ve rapor yoktur. Hangi bayinin ne sıklıkla sipariş verdiği, hangi ürünün hangi bölgede döndüğü sohbet geçmişinde kaybolur.

Bu maliyetlerin hiçbiri faturada yazmaz. Ama satış ekibinizin gününün önemli bir kısmı sipariş toplamakla geçiyorsa, o zaman satış yapmaya ayrılamıyor demektir.

Bir WhatsApp siparişinin yolculuğu

Sıradan bir örnek düşünelim. Yılmaz Ticaret akşam bir fotoğraf ve bir not gönderiyor: "Bundan 5 koli, geçen seferkinden de 2 koli." Sabah satış ekibi şunları yapıyor:

1. Fotoğraftaki ürünü katalogda arıyor, iki benzer ürün arasında kararsız kalıp bayiyi arıyor.
2. "Geçen seferki" siparişi bulmak için ERP'de geçmiş siparişlere bakıyor.
3. Bayinin fiyat listesini ve iskontosunu kontrol ediyor.
4. Stokta yeterli ürün olup olmadığına bakıyor; yoksa bayiye yeniden yazıyor.
5. Siparişi ERP'ye giriyor ve bayiye "siparişiniz alındı" mesajı atıyor.

Beş adımın dördü bayinin kendi başına yapabileceği işlerdir. B2B portalı tam olarak bu dört adımı bayiye devreder.

B2B portalı bu yolculuğu nasıl kısaltır?

Portal, bayinin kendi kullanıcı adıyla girdiği kapalı bir sipariş sitesidir. ERP Asistanı'nda portal ERP'nize bağlı kurulur; ürün, fiyat, stok ve cari bakiye ERP'nizden gelir, ayrı bir ürün listesi ya da fiyat dosyası tutmazsınız.

• Bayi ürünü kendisi bulur. Kategoriye ve markaya göre süzer, ürün koduyla ya da adıyla arar. Her ürünün yanında kendi fiyatını ve stok durumunu görür.
• "Geçen seferkinin aynısı" tek tıktır. Bayi sık aldığı ürünleri bir sipariş listesi olarak kaydeder; bir sonraki sefer listenin tamamını tek tıkla sepete yükler. Fiyat sepete eklendiği anda güncel tanımdan yeniden hesaplanır.
• Uzun liste kopyala-yapıştırla gelir. Atlas temasında bayi elindeki Excel listesini olduğu gibi yapıştırır; yüzlerce kalemlik sipariş tek seferde girilir.
• Bakiye sorusu telefona dönüşmez. Bayi bakiyesini, vadesini ve cari hareketlerini görür, ekstresini Excel ya da PDF olarak kendisi alır.
• Sipariş ERP'ye düşer. Bayinin verdiği sipariş ERP'nize sipariş evrakı olarak geçer; kimse onu yeniden yazmaz. İsterseniz siparişleri ERP'ye geçmeden önce bir göz atıp onaylayacağınız bir adım da kullanabilirsiniz.
• Yeni sipariş size haber verir. Gelen sipariş yönetim panelindeki listeye düşer ve kalemleriyle birlikte e-postanıza gelir.

Bunların dışında kalan özel bir ihtiyacınız varsa (örneğin "koli içi adedi ürün kartında yazsın" ya da "50 koli üstüne kampanya bandı göster") yazılımcı beklemezsiniz; isteği ajana Türkçe yazarsınız, önce demoda görürsünüz.

ERP'nize göre portal

Portalın ekranları dört ERP'de aynıdır; değişen, bilginin ERP'nizin hangi tanımından okunduğudur. Kendi ERP'nizin ayrıntısı için:

• Mikro kullanıyorsanız: Mikro B2B bayi portalı
• Logo kullanıyorsanız: Logo B2B bayi portalı
• Netsis kullanıyorsanız: Netsis B2B bayi portalı
• SAP Business One kullanıyorsanız: SAP Business One B2B

Dört haftalık geçiş planı

Portalı kurmak işin kolay tarafıdır. Asıl iş, yıllardır WhatsApp'tan sipariş veren bayiyi yeni alışkanlığa taşımaktır. Sahada işe yarayan sıra şudur.

1. hafta: önce kendi ekibiniz kullansın. Portalı demoda kurun ve satış ekibinize birkaç gerçek siparişi portaldan girdirin. Fiyatların, iskontoların ve stokların ERP'dekiyle aynı olduğunu bu hafta kontrol edersiniz. Eksik gördüğünüz bir alan varsa ajana yazıp eklersiniz. Bu hafta bayilere henüz bir şey söylemeyin.

2. hafta: en çok sipariş veren on bayi. Önce sipariş hacminin büyük kısmını oluşturan bayilerle başlayın. Hesaplarını açın, telefonla arayıp ilk girişte yanlarında olun. Sık aldıkları ürünlerle bir sipariş listesi hazırlamalarına yardım edin; bir sonraki siparişleri tek tıka iner. Bu bayilerin geri bildirimi, geri kalan herkes için yapacağınız duyuruyu şekillendirir.

3. hafta: herkese duyuru. Bütün bayilerin hesaplarını yönetim panelinden toplu açın. Hesaplar şifresiz açılır, her bayi kendi şifresini belirler; e-postası olmayan bayiye süreli bir davet bağlantısı oluşturup WhatsApp'tan iletirsiniz. Duyuruda portalın bayiye ne kazandırdığını söyleyin: kendi fiyatını ve bakiyesini her saat görmek, ekstresini kimseyi aramadan almak, akşam saatinde sipariş verip sabah onay beklememek.

4. hafta: WhatsApp'ı kibarca portala yönlendirin. WhatsApp'tan gelen siparişi yine alın, ama her seferinde "bunu portaldan da verebilirsiniz, sipariş listeniz hazır" diye hatırlatın. Plasiyerleriniz varsa müşteri adına sipariş girmeyi de portaldan yapsınlar; böylece sahadaki sipariş de aynı akıştan geçer.

Bayiyi ikna etmek için ne söylemeli?

Bayinin portala geçmesi için sizin işinizin kolaylaşması yetmez; onun işinin de kolaylaşması gerekir. İşe yarayan cümleler şunlardır:

• "Fiyatınızı ve iskontonuzu artık sormanıza gerek yok, giriş yapınca görüyorsunuz."
• "Ekstrenizi istediğiniz tarih aralığında kendiniz alabilirsiniz."
• "Her ay aldığınız ürünleri bir kez kaydedin, sonraki siparişiniz tek tık."
• "Stokta olmayan ürün için 'gelince haber ver' deyin, ürün gelince e-posta gelsin."

Zorlamak yerine kolaylık sunmak, geçişin kalıcı olmasını sağlar.

Geçişi hangi sayılarla ölçmelisiniz?

Bir ayın sonunda üç sayıya bakın:

1. Portaldan gelen siparişlerin oranı. Toplam siparişlerin ne kadarı portaldan geliyor? Yönetim panelindeki sipariş listesi bunu gösterir.
2. Portala hiç girmeyen bayiler. Hesabı açılmış ama sipariş vermemiş bayilerin listesi, kimi aramanız gerektiğini söyler.
3. Sipariş girişine harcanan süre. Satış ekibinizin sipariş yazmaya ayırdığı zamanın ne kadar azaldığını kendileri söyleyecektir.

Bu sayıları ERP Asistanı'na Türkçe sorarak da alabilirsiniz: "Bu ay hangi bayiler hiç sipariş vermedi?" sorusuna cevap ERP'nizdeki veriden gelir.

WhatsApp tamamen kapanmalı mı?

Hayır. WhatsApp bayiyle ilişkinin bir parçasıdır ve öyle kalmalıdır. Hedef, WhatsApp'ı sipariş kanalı olmaktan çıkarıp iletişim kanalı olarak bırakmaktır: kampanya duyurusu, teslimat bilgisi, kısa bir soru. Sipariş ise kaydı, fiyatı ve stoğu olan tek yerden, yani portaldan gelir.

Sık sorulanlar

Bayilerim teknolojiye uzak, portalı kullanabilirler mi? Portal telefon, tablet ve masaüstünde çalışır; ürün arama, sepete ekleme ve sipariş gönderme bir alışveriş sitesindeki kadar basittir. İlk girişte yanlarında olmanız ve hazır bir sipariş listesi kurmanız çoğu zaman yeterlidir.

Yüzlerce bayi hesabını tek tek mi açacağım? Hayır. ERP'deki carileriniz için web kullanıcılarını yönetim panelinden toplu açarsınız. Her bayi kendi şifresini belirler; e-postası olmayan bayiye süreli davet bağlantısı gönderirsiniz.

Portaldan gelen sipariş ERP'ye nasıl geçer? Sipariş ERP'nize sipariş evrakı olarak düşer, yeniden yazılmaz. Siparişi ERP'ye geçmeden önce kontrol etmek isterseniz onay adımını kullanırsınız; reddettiğiniz siparişin nedeni bayiye e-postayla gider.

Yeni bir bayi portaldan başvurabilir mi? Evet. Portaldaki "Bayi ol" formundan başvuru gelir, panelinize ve e-postanıza düşer. Onayladığınızda bayinin carisi bağlanır ve giriş bilgisi e-postayla gider.

Portalı kendi alan adımda açabilir miyim? Evet. Portal örneğin bayi.firmaniz.com.tr adresinde açılır; alan adını yönlendirmeniz yeterlidir, sertifika otomatik kurulur.

WhatsApp'tan gelen siparişleri yeniden yazmayı bırakın. ERP'nize bağlı portalınızı kurun, ilk on bayinizle deneyin, sonra herkese açın.

B2B bayi portalını inceleyin →