Stok Senkronizasyonu Neden Bozulur? E-ticarette 7 Sebep

E-ticarette en pahalı hata, sitede "stokta" görünen ama depoda olmayan üründür: sipariş alınır, ödeme çekilir, sonra müşteri aranıp özür dilenir ve para iade edilir. Tersi de olur: depoda duran ürün sitede "tükendi" görünür ve satış hiç gelmez. İki durumda da sorun çoğu zaman yazılımın kendisinde değil, stoğun iki ayrı yerde tutulmasındadır. Bu yazıda stok senkronizasyonunun en sık yedi bozulma sebebini, sorunu nasıl teşhis edeceğinizi ve bir ERP entegreli e-ticaret sitesinde bu sebeplerin nasıl ortadan kalktığını anlatıyoruz.

Stok farkının belirtileri

Stok senkronizasyonunun bozulduğunu genellikle şu şikâyetlerden anlarsınız:

• Müşteri sipariş verdikten sonra depodan "bu ürün yok" cevabı geliyor.
• Depoda bol olan bir ürün sitede uzun süredir "tükendi" görünüyor.
• Kampanya günlerinde aynı ürün stoktan fazla satılıyor.
• Sitedeki stok ile ERP'deki stok sabah tutuyor, öğleden sonra ayrışıyor.
• Bazı ürünlerin stoğu hiç değişmiyor, haftalardır aynı sayıyı gösteriyor.

Son belirti en tehlikelisidir, çünkü ortada bir hata mesajı yoktur; sorun ancak bir müşteri şikâyet ettiğinde fark edilir.

Yedi sebep

1. Elle ya da Excel'le aktarım. Stok her sabah bir dosyayla mağazaya yüklenir. Gün içinde dükkândan, telefondan ve bayiden yapılan satışlar ertesi sabaha kadar mağazada görünmez. Sipariş sayısı arttıkça bu boşluk büyür.

2. Seyrek çalışan aktarım. Entegrasyon stoğu gecede bir ya da birkaç saatte bir taşır. Yoğun bir kampanya gününde birkaç saat, aynı ürünün iki kez satılması için yeterlidir.

3. Eşleşmeyen ürün kodları. Mağazadaki ürün kodu ERP'dekinden farklı açılmıştır: fazladan bir boşluk, farklı bir önek, sonradan değiştirilmiş bir kod. Aktarım bu ürünleri bulamaz ve stokları hiç güncellenmez. Kimse fark etmez, çünkü aktarım "başarılı" bitmiştir.

4. Yanlış depo. ERP'de birden fazla depo vardır: merkez depo, şube, sevkiyata kapalı bir iade deposu. Mağaza hepsinin toplamını ya da yanlış depoyu gösterir; şubede duran ya da iade bekleyen ürün internetten satılır, sevk edilecek depoda yoktur.

5. Siparişin ERP'ye geç dönmesi. Web siparişi ERP'ye geç ya da elle girilir. O arada satış ekibi aynı ürünü başka bir müşteriye satar, çünkü ERP'de bekleyen bir sipariş görünmez. Stok senkronizasyonu tek yönlü değildir; siparişin ERP'ye dönüş hızı da stok doğruluğunun parçasıdır.

6. Birim farkı. ERP'de stok adet olarak tutulurken mağazada koli olarak satılıyor ya da tersi. Çevirme oranı bir yerde değişir, diğerinde değişmez ve stok on iki kat şişer ya da küçülür.

7. Sessiz hata. Aktarım, ERP'ye ulaşamadığı gün hata vermek yerine "güncellenecek bir şey yok" der ve başarılı görünür. Mağaza dünün stoğunu bugünün stoğu gibi göstermeye devam eder. Bağlantı sorunu, ancak stok farkı bir şikâyete dönüştüğünde fark edilir.

Sorunu nasıl teşhis edersiniz?

Stok farkı gördüğünüzde şu beş adımla kaynağını bulabilirsiniz:

1. Tek bir ürünü izleyin. Farkı gördüğünüz ürünün ERP'deki stoğu ile mağazadaki stoğunu aynı anda karşılaştırın. Fark sabit mi, yoksa zamanla mı oluşuyor?
2. Kodu karşılaştırın. Ürünün ERP'deki kodu ile mağazadaki kodu birebir aynı mı? Boşluklara ve büyük-küçük harfe dikkat edin.
3. Depoyu kontrol edin. Mağazanın hangi depoların stoğunu saydığını öğrenin. Fark, belli bir deponun stoğuna eşit mi?
4. Son eşitleme zamanına bakın. Aktarım en son ne zaman başarılı çalıştı? Son hata ne zaman ve neden oldu?
5. Birimi kontrol edin. Fark tam olarak koli içi adet kadar mı? O zaman sorun birim çevirmesindedir.

Bu beş adımdan biri neredeyse her zaman sebebi gösterir.

ERP entegreli mağazada bu sebepler nasıl ortadan kalkar?

ERP Asistanı'nda mağaza ayrı bir stok tutmaz; stoğu ERP'nizden okur. Yedi sebebin karşılığı şöyledir:

• Elle aktarım yok. Ürün kartı, kategori, fiyat ve stok ERP'nizden gelir. Kimse dosya yüklemez.
• Stok dakikada bir yenilenir. Kullanılan mağazada stok miktarı ERP'nizden dakikada bir güncellenir; ürün ve fiyat bilgisinin tamamı da düzenli olarak baştan eşitlenir. Acil bir durumda yönetim panosundaki "Verileri Güncelle" düğmesiyle eşitlemeyi hemen başlatırsınız.
• Kod eşleştirme yok. Mağaza ürünü ERP'deki kendi koduyla tanır. İkinci bir kod listesi olmadığı için eşleşmeyen kod da olmaz.
• Depoyu siz seçersiniz. Kurulumda stok için hangi depoların sayılacağını seçersiniz; seçmezseniz bütün depolar toplanır. Sipariş deposunu da aynı adımda belirlersiniz. İade deposu gibi satışa kapalı bir depoyu dışarıda bırakmak bu kadar basittir.
• Sipariş ERP'ye düşer. Ödemesi alınan web siparişi ERP'nize sipariş evrakı olarak geçer. Satış ekibiniz bekleyen siparişi ERP'de görür ve aynı ürünü ikinci kez satmaz.
• Hata sessiz kalmaz. ERP'ye ulaşılamadığında eşitleme başarılı sayılmaz, hata olarak kaydedilir; stok son başarılı değerde kalır. Yönetim panosu son eşitlemenin ne zaman yapıldığını ve varsa güncel hatayı gösterir.
• Bağlantı koparsa mağaza kapanmaz. Mağaza, ERP'den eşitlenmiş kendi kopyasından okuduğu için ERP bağlantısı kısa süre koptuğunda da son eşitlenen bilgiyle açılmaya devam eder.

ERP'nize göre

Stok hesabı her ERP'de farklı kurulur: Mikro'da depo hareketlerinden, Logo'da ambar hareketlerinden (ambarlar arası transfer dahil), Netsis'te depo bazındaki giriş ve çıkışlardan, SAP Business One'da depo bazındaki eldeki miktardan. Portal bu farkları bilir ve her ERP'nin stoğunu kendi kuralıyla hesaplar. SAP Business One'da mağazaya yalnız satışa açık, dondurulmamış stok kalemleri gelir; işçilik ya da hizmet gibi kalemler listelenmez.

ERP'nize özel ayrıntı için: Mikro e-ticaret entegrasyonu, Logo e-ticaret entegrasyonu, Netsis e-ticaret entegrasyonu ve SAP Business One e-ticaret.

Stok farkını sıfıra indirmek mümkün mü?

Tam sıfır gerçekçi bir hedef değildir: depoda kırılan bir ürün ERP'ye girilene kadar hiçbir sistem onu bilemez. Gerçekçi hedef, farkın saatlerden dakikalara inmesi ve kaynağının görünür olmasıdır. Stoğu tek yerde tutmak, siparişi hemen ERP'ye düşürmek ve hatayı sessiz bırakmamak, şikâyetlerin büyük kısmını ortadan kaldırır. Geri kalan için en iyi önlem, depo hareketlerini ERP'ye zamanında girmektir.

Sık sorulanlar

Mağazadaki stok ne sıklıkla güncellenir? Kullanılan mağazada stok miktarı ERP'nizden dakikada bir yenilenir. Yönetim panosundaki "Verileri Güncelle" düğmesiyle eşitlemeyi istediğiniz an başlatabilirsiniz.

Birden fazla depom var, mağaza hangisini gösterir? Kurulumda seçtiğiniz depoları. Seçim yapmazsanız bütün depoların stoğu toplanır. Siparişin hangi depodan çıkacağını da aynı adımda belirlersiniz.

ERP bağlantısı koparsa ne olur? Mağaza açık kalır ve son eşitlenen bilgiyle çalışmaya devam eder. Eşitleme hata olarak kaydedilir ve yönetim panosunda görünür; bağlantı geri geldiğinde stok kendiliğinden güncellenir.

Web siparişi ERP'de stoğu düşürür mü? Web siparişi ERP'nize sipariş evrakı olarak düşer; satış ekibiniz bekleyen siparişi ERP'de görür. Stoğun ne zaman düştüğü, ERP'nizde siparişin irsaliye ya da faturaya dönüştürülmesine bağlıdır.

Ürün görselleri de ERP'den gelir mi? Mikro'da ürün kartına eklediğiniz resim mağazaya da taşınır. Görsel ERP'nizde yoksa ürün görsellerini yönetim panelinden yüklersiniz.

Stoğu iki yerde tutmayı bırakın. Mağazanız stoğu ERP'nizden okusun, siparişi ERP'nize yazsın, bir sorun olduğunda size söylesin.

ERP entegreli e-ticareti inceleyin →